Wie halten Sie Lagerbestände genau, wenn eine Lieferung unvollständig eintrifft?
Eine unvollständige Lieferung verfälscht Ihre Lagerbestände in dem Moment, in dem jemand sie ungeprüft annimmt. Hier ist die Wareneingangs-Routine, die Bestände korrekt hält: Abgleich mit der Bestellung, zuerst zählen, am selben Tag anpassen.
Mathias NielsenCEO, Final POS
Sie halten Lagerbestände genau, indem Sie zählen, was tatsächlich angekommen ist, dieses Zählergebnis mit Ihrer Bestellung vergleichen und den Lagerbestand auf die tatsächliche Anzahl anpassen, bevor die Ware im Regal landet. Der Lieferschein (die Liste des Lieferanten mit den angeblich gelieferten Artikeln) bestimmt niemals Ihren Lagerbestand. Das tut allein Ihre Zählung.
Unvollständige Lieferungen sind Routine, keine Ausnahme. Lieferanten liefern zu wenige Kartons, ersetzen Größen, teilen Bestellungen auf mehrere Lieferungen auf oder zählen schlicht falsch. Ein Geschäft, das ein paar Lieferungen pro Woche erhält, wird all das innerhalb eines Jahres erleben. Händler, die dennoch genaue Bestände behalten, nutzen eine Wareneingangs-Routine, die jeden Karton als fehlerhaft betrachtet, bis das Gegenteil bewiesen ist.
Warum verfälschen unvollständige Lieferungen die Lagerbestände?
Weil die meisten kleinen Geschäfte auf Vertrauensbasis annehmen. Die Lieferung trifft an einem hektischen Morgen ein, jemand wirft einen kurzen Blick auf den Lieferschein, und im System wird die gesamte bestellte Menge verbucht. Wenn der Lieferant statt 24 bestellter Einheiten nur 20 geliefert hat, geht Ihr POS-System nun von vier Einheiten aus, die gar nicht existieren.
Das nennt man Phantombestand (Lagerbestand, den Ihr System anzeigt, der sich aber nicht im Regal befindet) – und das Problem summiert sich:
Sie überverkaufen. Jeder Kanal, der Bestände zusagt – von Online-Bestellungen bis hin zu telefonischen Reservierungen –, verspricht Artikel, die Sie nicht liefern können.
Nachbestellungen verzögern sich. Das System geht davon aus, dass ausreichend Ware vorhanden ist, sodass erst dann Nachschub angefordert wird, wenn das Regal bereits leer ist.
Schwund wird falsch diagnostiziert. Wenn eine Zählung die Lücke Monate später aufdeckt, wirken die fehlenden Einheiten wie Diebstahl – und die Reklamationsfrist beim Lieferanten ist längst abgelaufen.
Diebstahl macht Schlagzeilen und machte in der Sicherheitsstudie der NRF von 2023 etwa 65 Prozent des Schwunds im Einzelhandel aus (Inventarverluste durch Diebstahl, Beschädigung und Fehler)¹. Das bedeutet dennoch, dass etwa ein Drittel des Schwunds durch Prozessfehler und einfache Irrtümer entsteht. Die unbesehene Warenannahme fällt genau in diese Kategorie – und im Gegensatz zu Diebstahl haben Sie hier die volle Kontrolle.
Wie sieht eine ordnungsgemäße Warenannahme anhand einer Bestellung aus?
Eine Bestellung oder PO (Ihre Aufzeichnung darüber, was genau Sie zu welchen Kosten bestellt haben) verwandelt die Warenannahme von einer Vermutung in eine echte Prüfung. Ohne Bestellung stellt sich der Lieferschein selbst sein Zeugnis aus: Der Lieferant teilt Ihnen mit, was er versendet hat, und Sie haben kein unabhängiges Dokument zum Abgleichen. Egal ob Ihre Bestellung in einem Bestellsystem, einem E-Mail-Verlauf oder einer Tabelle abgelegt ist – die Routine besteht immer aus denselben fünf Schritten:
Rufen Sie die Bestellung auf, bevor Sie einen Karton öffnen. Die Warenannahme benötigt ein von Ihnen erstelltes Quelldokument, nicht das des Lieferanten.
Zählen Sie die physische Ware, ohne vorher die Mengen auf dem Lieferschein zu lesen. Die Kenntnis der richtigen Zahl verleitet dazu, genau diese zu finden – dasselbe Prinzip der Blindzählung wie bei Cycle Counts.
Vergleichen Sie alle drei Zahlen: Was Sie bestellt haben, was der Lieferschein angibt und was im Karton ist. Das Muster verrät Ihnen, was passiert ist. 24 bestellt, Lieferschein sagt 24, Karton enthält 20: Es wurde zu wenig verpackt – reichen Sie eine Reklamation ein. Lieferschein sagt 20: Der Lieferant hat wissentlich zu wenig geliefert – prüfen Sie daher, ob ein Lieferrückstand vorliegt, bevor Sie für 24 bezahlen.
Passen Sie den Lagerbestand noch am selben Tag an die gezählte Menge an.
Melden Sie die Fehlmenge, solange die Reklamationsfrist läuft. Die meisten Lieferanten setzen in ihren AGB kurze Fristen für Fehlmengenmeldungen. Die Meldung am selben Tag ist die einzige Gewohnheit, mit der Sie diese Frist nie verpassen.
Was sollten Sie in dem Moment tun, in dem eine Lieferung unvollständig eintrifft?
Trennen Sie die beiden Probleme, die eine unvollständige Lieferung verursacht: Es gibt ein finanzielles Problem (Sie haben für Einheiten bezahlt oder stehen kurz davor, die Sie nicht erhalten haben) und ein Datenproblem (Ihre Bestandsdaten drohen falsch zu werden). Beheben Sie das Datenproblem sofort und kümmern Sie sich um das finanzielle Problem nach eigenem Zeitplan.
Korrigieren Sie zuerst den Bestand. Fotografieren Sie dann die Lieferung, bewahren Sie den Lieferschein auf und vermerken Sie die gezählte Menge mit Datum und Handzeichen darauf. Das ist Ihr Nachweis für die Lieferantenreklamation und Ihr Prüfpfad für die Bestandsanpassung.
Was Sie keinesfalls tun sollten: Das System auf 24 Einheiten belassen, während sich die Klärung hinzieht. Jeden Tag, an dem der Datensatz falsch bleibt, arbeiten Kasse, Nachbestellpunkte und Berichte mit falschen Zahlen. Eine Gutschrift des Lieferanten gleicht Sie finanziell aus – Ihren Lagerbestand korrigiert sie jedoch nicht.
Wie verhindern Sie, dass unvollständige Lieferungen Ihre Bestände langfristig verfälschen?
Verfolgen Sie die Lieferquote jedes Lieferanten (den Prozentsatz der tatsächlich gelieferten bestellten Einheiten). Ein Lieferant, der durchgehend nur 92 Prozent der bestellten Ware liefert, liefert Ihnen wertvolle Daten: Erhöhen Sie Ihre Bestellmengen, bestellen Sie früher oder verlagern Sie Ihr Volumen woanders hin. Sie erkennen dieses Muster jedoch nur, wenn jede Abweichung beim Wareneingang erfasst wird.
Halten Sie die Routine konsequent ein. Eine Person nimmt jede Lieferung entgegen – jedes Mal auf dieselbe Weise, abgeglichen mit der Bestellung. Eine fünfminütige Prüfung bei jeder Lieferung ist besser als eine gründliche Prüfung nur bei manchen. Wenn Bestände auch zwischen Ihren Standorten verschoben werden, gilt dieselbe Disziplin der Empfangsbestätigung auch für Umlagerungen.
Stützen Sie die Routine schließlich durch Zählungen. Eine gewissenhafte Warenannahme deckt Fehlmengen direkt an der Tür auf; regelmäßige Cycle Counts erfassen alles, was dennoch durchrutscht. Nichts davon funktioniert, wenn die Zahl, mit der Sie abgleichen, veraltet ist – ein Thema, das in Vom Bestandschaos zur Kontrolle mit POS-Lagerverwaltung behandelt wird. In Final POS wird der verfügbare Bestand pro Filiale im Merchant Hub erfasst, und ist das Aktivieren der Bestandsverfolgung beim Hinzufügen eines Produkts nur ein einziger Schalter, sodass die Zahl, die Sie an der Lieferantentür korrigieren, dieselbe Live-Zahl ist, von der die Kasse abbucht.
Wie halten Sie Lagerbestände also genau, wenn eine Lieferung unvollständig eintrifft?
Zählen Sie, was angekommen ist, gleicht es mit der Bestellung ab (statt mit dem Lieferschein), passen Sie den Lagerbestand noch am selben Tag an die gezählte Zahl an und kümmern Sie sich separat um die Gutschrift des Lieferanten. Die Faustregel lautet: Der Lieferschein bestimmt niemals Ihren Lagerbestand – das tut Ihre Zählung. Wenn Ihnen die Hälfte dieser Begriffe neu ist, beginnen Sie mit 30 POS-Begriffe, die jeder neue Händler kennen sollte.
Häufig gestellte Fragen
Was ist ein Phantombestand?
Lagerbestand, den Ihr POS als verfügbar anzeigt, der sich aber nicht physisch im Regal befindet. Unvollständige Lieferungen, die in voller bestellter Menge eingebucht wurden, gehören zusammen mit nicht erfassten Beschädigungen und Fehlleseungen beim Scannen zu den häufigsten Ursachen.
Was ist der Unterschied zwischen einer Bestellung und einem Lieferschein?
Eine Bestellung ist Ihr Nachweis darüber, was Sie zu welchem Preis bestellt haben. Ein Lieferschein ist der Nachweis des Lieferanten darüber, was er laut eigener Aussage geliefert hat. Bei einer ordnungsgemäßen Warenannahme wird die tatsächliche Lieferung mit Ihrer Bestellung abgeglichen, nicht nur mit dem Lieferschein.
Sollte ich den Lagerbestand anpassen, bevor der Lieferant eine Reklamation wegen Fehlmengen geklärt hat?
Ja. Passen Sie den Bestand noch am selben Tag an die gezählte Menge an, damit Kasse, Nachbestellungen und Berichte korrekt bleiben, und fordern Sie die Gutschrift separat an. Eine Gutschrift des Lieferanten korrigiert den Geldbetrag, nicht Ihre Bestände.
Was ist die Lieferquote eines Lieferanten?
Der Prozentsatz der bestellten Einheiten, den ein Lieferant tatsächlich liefert. Die Nachverfolgung pro Lieferant zeigt Ihnen, wer wiederholt unvollständig liefert, sodass Sie Bestellungen aufstocken, früher nachbestellen oder Volumen an einen besseren Lieferanten verlagern können.
Wie viel Zeit habe ich, um eine Minderlieferung zu melden?
Die meisten Lieferanten legen in ihren AGB eine Reklamationsfrist für Fehlmengen fest, und diese ist oft kurz. Melden Sie Fehlmengen noch am selben Tag, an dem Sie die Lieferung erhalten, um keine Frist zu verpassen.