Miten pidät varastosaldot tarkkoina, kun toimituksessa on vajautta?
Puutteellinen toimitus rikkoo varastokirjanpitosi sillä hetkellä, kun joku vastaanottaa sen luottamuksen varassa. Tässä on vastaanottorutiini, joka pitää saldot tarkkoina: tarkista ostotilausta vasten, laske ensin, korjaa samana päivänä.
Mathias NielsenCEO, Final POS
Pidät varastosaldot tarkkoina laskemalla sen, mitä todella saapui, vertaamalla laskentaa tilaamaasi ja korjaamalla varastosaldon todelliseen lukuun ennen kuin mitään päätyy hyllyyn. Lähete (toimittajan lista siitä, mitä he sanovat lähettäneensä) ei koskaan määritä varastolukuasi. Sen tekee laskentasi.
Puutteelliset toimitukset ovat rutiinia, eivät harvinaisuuksia. Toimittajilta jää laatikkoja uupumaan, he korvaavat kokoja, jakavat tilauksia eri toimituksiin ja joskus vain laskevat väärin. Muutama toimitus viikossa vastaanottava myymälä näkee nämä kaikki vuoden aikana. Ne myymälät, jotka pitävät saldot tarkkoina tästä huolimatta, ovat niitä, joilla on vastaanottorutiini, joka kohtelee jokaista laatikkoa vääränä, kunnes joku todistaa toisin.
Miksi vajaat toimitukset vääristävät varastosaldoja?
Koska useimmat pienet myymälät ottavat tavaran vastaan luottamuksen varassa. Toimitus saapuu kiireisenä aamuna, joku vilkaisee lähetettä, ja järjestelmään kirjataan koko tilattu määrä. Jos toimittaja lähetti 20 yksikköä 24 yksikön tilauksesta, POS-järjestelmäsi uskoo nyt neljään yksikköön, joita ei ole olemassa.
Tämä on haamuvarastoa (varastoa, jonka järjestelmäsi näyttää mutta jota hyllyssäsi ei ole), ja se kasaantuu:
Myyt yli. Mikä tahansa kanava, joka lupaa varastoa, verkkotilauksista puhelinvarauksiin, lupaa tuotteita, joita et voi toimittaa.
Uudelleentilaus pysähtyy. Järjestelmä luulee, että asia on kunnossa, joten mikään ei hälytä täydennyksestä ennen kuin hylly on jo tyhjä.
Hävikki diagnosoidaan väärin. Kun laskenta lopulta paljastaa aukon kuukausia myöhemmin, puuttuvat yksiköt näyttävät varkaudelta, ja toimittajan reklamointiaika on umpeutunut aikoja sitten.
Varkaudet pääsevät otsikoihin, ja ne muodostivat noin 65 prosenttia vähittäiskaupan hävikistä (varkauksille, vahingoille ja virheille menetetty varasto) NRF:n vuoden 2023 turvallisuustutkimuksessa¹. Silti noin kolmannes hävikistä johtuu prosessivirheistä ja puhtaista erehdyksistä. Luottamuksen varassa vastaanottaminen kuuluu täysin tähän kategoriaan, ja toisin kuin varkaudet, se on täysin omassa hallinnassasi.
Miltä asianmukainen vastaanotto ostotilauksesta näyttää?
Ostotilaus eli PO (rekisterisi siitä, mitä tarkalleen tilasit ja mihin hintaan) on se, mikä tekee vastaanotosta tarkistuksen arvaamisen sijaan. Ilman sitä lähete arvioi omaa työtään: toimittaja kertoo mitä he lähettivät, eikä sinulla ole mitään riippumatonta, mihin sitä vertata. Asuipa PO tilausjärjestelmässä, sähköpostiketjussa tai taulukossa, rutiini koostuu samasta viidestä vaiheesta:
Ota PO esiin ennen laatikon avaamista. Vastaanotto tarvitsee itse tuottamasi lähdedokumentin, ei toimittajan tuottamaa.
Laske fyysiset tavarat lukematta määriä ensin lähetteestä. "Oikean" luvun tietäminen ohjaa laskijaa kohti sen löytämistä – tämä on sama sokean laskennan periaate kuin kiertävissä laskennoissa.
Vertaa kaikkia kolmea lukua: mitä tilasit, mitä lähete väittää ja mitä laatikossa on. Kaava kertoo mitä tapahtui. Tilattu 24, lähete sanoo 24, laatikossa 20: keräilystä puuttui tuotteita, tee reklamaatio. Lähete sanoo 20: toimittaja lähetti tietoisesti vajaan erän, joten tarkista jälkitoimitus ennen kuin maksat 24:stä.
Korjaa varastosaldo laskettuun lukuun samana päivänä.
Ilmoita vajauksesta silloin, kun reklamointiaika on auki. Useimmat toimittajat asettavat ehdoissaan määräajan vajausreklamaatioille, ja se on yleensä tiukka. Saman päivän ilmoitus on ainoa tapa, jolla et koskaan myöhästy siitä.
Mitä sinun pitäisi tehdä heti, kun toimitus saapuu vajaana?
Erota kaksi ongelmaa, jotka vajaa toimitus luo. On raha-ongelma (mielestäsi maksoit tai olet maksamassa tuotteista, joita et saanut) ja data-ongelma (varastokirjanpitosi on muuttumassa vääräksi). Korjaa data-ongelma välittömästi ja hoida raha-ongelmaa sen omalla aikataululla.
Korjaa saldo ensin. Ota sitten kuva toimituksesta, säilytä lähete ja merkitse siihen laskettu määrä, päivämäärä ja nimikirjaimet. Tämä on todisteeksi toimittajan reklamaatioon ja auditointipoluksi varastokorjaukselle.
Mitä sinun ei pitäisi tehdä, on jättää järjestelmään 24 yksikköä kiistan kestäessä. Jokaisena päivänä, kun saldo pysyy vääränä, kassa, uudelleentilauspisteet ja raportit toimivat mielikuvituksen varassa. Toimittajan hyvitys tekee sinusta taloudellisesti tyytyväisen; se ei tee mitään saldojesi korjaamiseksi.
Miten estät vajaita toimituksia sotkemasta saldoja pitkällä aikavälillä?
Seuraa kunkin toimittajan täyttöastetta (prosenttiosuus tilatuista yksiköistä, jotka todella toimitettiin). Toimittaja, joka toimittaa johdonmukaisesti 92 prosenttia tilaamastasi, antaa sinulle dataa: kasvata tilausmääriä, tilaa aiemmin tai siirrä volyymiä muualle. Näet kaavan vain, jos jokainen poikkeama kirjataan vastaanotossa.
Pidä sitten rutiini tylsänä. Yksi henkilö ottaa jokaisen toimituksen vastaan samalla tavalla ostotilausta vasten joka kerta. Viiden minuutin tarkistus jokaisessa toimituksessa voittaa perusteellisen auditoinnin silloin tällöin. Jos varasto liikkuu myös toimipisteidesi välillä, sama merkitse vastaanotetuksi -kuri koskee varastonsiirtoja.
Lopuksi tue rutiinia laskennoilla. Vastaanottokuri nappaa vajaukset ovella; ajastetut kiertävät laskennat nappaavat sen, mikä pääsee ohi. Mikään tästä ei toimi, jos luku, jota vasten tarkistat, on vanhentunut, mikä on tilanne reaaliaikaisessa varastonseurannassa artikkelissa Varaston hallintaan POS-varastonhallinnalla. Final POS:ssa varastossa olevaa määrää seurataan toimipistekohtaisesti Merchant Hubissa, ja varastonseurannan kytkeminen päälle on yksi vipu tuotetta lisättäessä, joten takaovella korjaamasi luku on sama elävä luku, jota kassa vähentää.
Joten, miten pidät varastosaldot tarkkoina, kun toimituksessa on vajautta?
Laske se mikä saapui, tarkista se ostotilausta eikä lähetettä vasten, korjaa varasto laskettuun lukuun samana päivänä ja hoida toimittajahyvitys erillisenä ongelmana. Peukalosääntö: lähete ei koskaan määritä varastolukuasi; sen tekee laskentasi. Jos puolet näistä termeistä on sinulle uusia, aloita artikkelista 30 POS-termiä, jotka jokaisen uuden kauppiaan tulisi tietää.
Usein kysytyt kysymykset
Mitä on haamuvarasto?
Varasto, jonka POS näyttää olevan saatavilla, mutta joka ei fyysisesti ole hyllyssä. Täytenä tilattuna määränä vastaanotetut vajaat toimitukset ovat yksi yleisimmistä syistä kirjaamattomien vahinkojen ja väärinskannausten rinnalla.
Mitä eroa on ostotilauksella ja lähetteellä?
Ostotilaus on tositteesi siitä, mitä tilasit ja millä hinnalla. Lähete on toimittajan tosite siitä, mitä he sanovat lähettäneensä. Asianmukaisessa tavaranvastaanotossa fyysinen toimitus tarkistetaan ostotilausta vasten, eikä pelkästä lähetteestä.
Pitäisikö minun korjata varastosaldoa ennen kuin toimittaja ratkaisee puuttuvaa tavaraa koskevan reklamaation?
Kyllä. Korjaa saldo laskettuun määrään samana päivänä, jotta kassa, uudelleentilaukset ja raportit pysyvät ajan tasalla, ja hae hyvitystä erikseen. Toimittajan hyvitys korjaa rahat, ei saldojasi.
Mitä toimittajan toimitusaste tarkoittaa?
Prosenttiosuus tilatuista tuotteista, jonka toimittaja todella toimittaa. Sen seuranta toimittajakohtaisesti näyttää, kuka toimittaa toistuvasti vajaita eriä, jotta voit kasvattaa tilausmääriä, tilata aiemmin tai siirtää volyymia paremmalle toimittajalle.
Kuinka kauan minulla on aikaa ilmoittaa vajasta toimituksesta?
Useimmat toimittajat määrittävät ehdoissaan määräajan puutteiden ilmoittamiselle, ja se on usein lyhyt. Ilmoita puutteista samana päivänä, kun vastaanotat toimituksen, niin et koskaan myöhästy määräajasta.