Cum menții stocurile exacte când o livrare sosește incompletă?
O livrare incompletă îți dă peste cap evidențele de stoc în momentul în care cineva o recepționează pe încredere. Iată rutina de recepție care menține stocurile exacte: verifică pe baza comenzii de achiziție, numără mai întâi, ajustează în aceeași zi.
Mathias NielsenCEO, Final POS
Menții stocurile exacte numărând ceea ce a sosit cu adevărat, comparând acel număr cu ce ai comandat și ajustând stocul la numărul real înainte ca orice produs să ajungă pe raft. Avizul de însoțire a mărfii (lista furnizorului cu ce spune că a expediat) nu îți stabilește niciodată numărul din stoc. Numărătoarea ta o face.
Livrările incomplete sunt o rutină, nu o raritate. Furnizorii livrează cutii necomplete, înlocuiesc mărimi, împart comenzile în mai multe livrări și, ocazional, pur și simplu numără greșit. Un magazin care primește câteva livrări pe săptămână le va vedea pe toate acestea într-un an. Magazinele care mențin totuși stocuri exacte sunt cele care au o rutină de recepție ce tratează fiecare cutie ca fiind greșită până când cineva dovedește contrariul.
De ce alterează livrările incomplete stocurile?
Pentru că cele mai multe magazine mici recepționează pe încredere. Livrarea sosește într-o dimineață aglomerată, cineva aruncă o privire pe avizul de însoțire a mărfii, iar sistemul este creditat cu întreaga cantitate comandată. Dacă furnizorul a expediat 20 de unități dintr-o comandă de 24, POS-ul tău crede acum în patru unități care nu există.
Acesta este stocul fantomă (stocul pe care sistemul tău îl arată, dar raftul nu îl are) și se acumulează:
Supravinzi. Orice canal care promite stoc, de la comenzi online la rezervări telefonice, promite unități pe care nu le poți livra.
Recomandarea se blochează. Sistemul crede că ești acoperit, așa că nimic nu marchează necesitatea de realimentare până când raftul este deja gol.
Pierderile de stoc sunt diagnosticate greșit. Când o numărătoare scoate în sfârșit la iveală diferența, luni mai târziu, unitățile lipsă arată ca un furt, iar fereastra pentru reclamații la furnizor s-a închis de mult.
Furtul ține primele pagini și a reprezentat aproximativ 65% din pierderile din comerțul cu amănuntul (stoc pierdut din cauza furtului, deteriorării și erorilor) în sondajul de securitate NRF din 2023¹. Asta lasă totuși aproximativ o treime din pierderi provenind din eșecuri de proces și erori simple. Recepția pe încredere se încadrează fix în această categorie și, spre deosebire de furt, este complet sub controlul tău.
Cum arată o recepție adecvată pe baza unei comenzi de achiziție?
O comandă de achiziție, sau PO (evidența ta cu privire la ce ai comandat exact și la ce cost), este ceea ce transformă recepția într-o verificare în loc de o ghicită. Fără aceasta, avizul de însoțire a mărfii își evaluează propriile date: furnizorul îți spune ce a expediat, iar tu nu ai nimic independent cu care să compari. Indiferent dacă PO-ul tău se află într-un sistem de comenzi, într-un fir de e-mailuri sau într-o foaie de calcul, rutina constă în aceiași cinci pași:
Deschide PO-ul înainte de a deschide o cutie. Recepția are nevoie de un document sursă produs de tine, nu de furnizor.
Numără bunurile fizice fără a citi mai întâi cantitățile de pe avizul de însoțire a mărfii. Cunoașterea numărului „corect” îl determină pe cel ce numără să îl găsească, fiind același principiu al numărătorii în orb aflat în spatele inventarierilor periodice (cycle counts).
Compară toate cele trei numere: ce ai comandat, ce susține avizul, ce este în cutie. Tiparul îți spune ce s-a întâmplat. Ai comandat 24, avizul spune 24, cutia conține 20: comanda a fost pregătită incomplet, depune o reclamație. Avizul spune 20: furnizorul a expediat cu bună știință mai puțin, așa că verifică dacă există o comandă restantă înainte de a plăti pentru 24.
Ajustează stocul la numărul numărat, în aceeași zi.
Raportează lipsa în timp ce fereastra pentru reclamații este deschisă. Cei mai mulți furnizori stabilesc un termen limită pentru reclamațiile privind lipsurile în termenii lor și acesta este de obicei strâns. Raportarea în aceeași zi este singurul obicei care nu îl ratează niciodată.
Ce ar trebui să faci în momentul în care o livrare sosește incompletă?
Separă cele două probleme pe care le creează o livrare incompletă. Există o problemă financiară (ai plătit sau urmează să plătești pentru unități pe care nu le-ai primit) și o problemă de date (evidențele tale de stoc sunt pe cale să fie greșite). Rezolvă imediat problema de date și ocupă-te de problema financiară în ritmul ei.
Ajustează mai întâi numărătoarea. Apoi fotografiază livrarea, păstrează avizul de însoțire a mărfii și notează cantitatea numărată pe acesta, împreună cu data și inițialele. Aceasta este dovada ta pentru reclamația către furnizor și pista ta de audit pentru ajustarea stocului.
Ce nu ar trebui să faci este să lași sistemul la 24 de unități în timp ce disputa trenează. În fiecare zi în care evidența rămâne greșită, casa de marcat, punctele de reordonare și rapoartele funcționează toate pe baza unei ficțiuni. Un credit de la furnizor te despăgubește financiar; nu face nimic pentru a-ți corecta stocurile.
Cum împiedici livrările incomplete să îți distrugă stocurile pe termen lung?
Urmărește rata de îndeplinire (fill rate) a fiecărui furnizor (procentul de unități comandate care au fost livrate efectiv). Un furnizor care livrează consecvent 92% din ce comanzi îți oferă date: suplimentează cantitățile comandate, reordonează mai devreme sau mută volumul în altă parte. Vezi acest tipar doar dacă fiecare abatere este înregistrată la recepție.
Apoi menține rutina simplă și constantă. O singură persoană primește fiecare livrare, în același mod, verificând pe baza PO-ului, de fiecare dată. O verificare de cinci minute la fiecare livrare este mai bună decât un audit amănunțit la doar câteva. Dacă stocurile se mută și între locațiile tale, aceeași disciplină de marcare ca primit se aplică și transferurilor de stoc.
În cele din urmă, susține rutina prin numărare. Disciplina la recepție prinde lipsurile la ușă; inventarierile periodice programate prind orice scapă. Nimic din toate acestea nu funcționează dacă numărul cu care compari este învechit, așa cum se explică în cazul urmăririi stocului în timp real din De la haos la control cu gestionarea stocurilor POS. În Final POS, stocul disponibil este urmărit pe fiecare punct de vânzare în Merchant Hub, iar activarea urmăririi stocului se face printr-un singur comutator când adaugi un produs, astfel încât numărul pe care îl corectezi la ușa din spate este același număr live din care scade casa de marcat.
Așadar, cum menții stocurile exacte când o livrare sosește incompletă?
Numără ce a sosit, verifică pe baza comenzii de achiziție și nu pe baza avizului de însoțire a mărfii, ajustează stocul la numărul numărat în aceeași zi și urmărește creditul de la furnizor ca pe o problemă separată. Regula generală: avizul de însoțire a mărfii nu îți stabilește niciodată numărul de stoc; numărătoarea ta o face. Dacă jumătate dintre acești termeni sunt noi pentru tine, începe cu 30 de termeni POS pe care orice comerciant nou ar trebui să îi știe.
Întrebări frecvente
Ce este stocul fantomă?
Stocul pe care POS-ul tău îl arată ca fiind disponibil, dar care nu se află fizic pe raft. Livrările incomplete recepționate la cantitatea întreagă comandată sunt una dintre cele mai frecvente cauze, alături de deteriorările neînregistrate și scanările greșite.
Care este diferența dintre o comandă de achiziție și un aviz de însoțire a mărfii?
O comandă de achiziție este evidența ta a ceea ce ai comandat și la ce cost. Un aviz de însoțire a mărfii este evidența furnizorului cu privire la ce susține că a expediat. O recepție corectă verifică livrarea fizică în raport cu comanda de achiziție, nu doar cu avizul.
Ar trebui să ajustez stocul înainte ca furnizorul să rezolve o reclamație privind o livrare incompletă?
Da. Ajustează stocul la cantitatea numărată în aceeași zi, astfel încât checkout-ul, reaprovizionarea și rapoartele să rămână exacte, și urmărește obținerea notei de credit separat. O notă de credit de la furnizor rezolvă problema banilor, nu a stocurilor.
Ce este rata de onorare a comenzilor de către furnizor?
Procentul de unități comandate pe care un furnizor le livrează efectiv. Monitorizarea acesteia pentru fiecare furnizor îți arată cine livrează incomplet în mod repetat, astfel încât să poți mări cantitățile comandate, să recomanzi mai devreme sau să redirecționezi volumul către un furnizor mai bun.
Cât timp am la dispoziție pentru a raporta o livrare incompletă?
Majoritatea furnizorilor stabilesc în termenii lor un termen de reclamație pentru livrările incomplete, iar acesta este adesea scurt. Raportează lipsurile în aceeași zi în care primești livrarea și nu vei rata niciodată termenul.