当到货发生短缺时，如何保持库存数量准确？
一旦有人凭信任盲目签收，到货短缺就会瞬间破坏您的库存记录。以下是保持数量准确的收货流程：对照采购订单核对、先清点、当天调整。
Mathias NielsenCEO, Final POS
保持库存数量准确的方法是：清点实际到货的数量，将其与您订购的数量进行对比，并在商品上架前将库存调整为真实数量。装箱单（Packing slip，即供应商列出的发货清单）决不能决定您的库存数量。您的实际清点才能决定。
到货短缺是常态，而非罕见现象。供应商可能会少发整件货物、替换尺寸、分批送货，偶而还会数错。一家每周接收几次供货的店铺一年内会遇到所有这些情况。那些依然能保持准确数量的店铺，都拥有一套把每个箱子都预设为装错状态的收货规范，直到有人证明其正确无误为止。
为什么到货短缺会损坏库存数量？
因为大多数小型店铺收货都凭信任。货物在一个忙碌的早晨送达，有人看了一眼装箱单，系统便记入了订购的全额数量。如果供应商针对 24 件的订单只发了 20 件，您的 POS 现在就会相信存在 4 件根本不存在的商品。
这就是虚假库存（Phantom stock，即系统显示有存货但货架上却没有的库存），并且它会产生连带效应：
发生超卖。从线上订单到电话预留，任何承诺有库存的渠道都在承诺您无法交付的商品。
补货停滞。系统认为您库存充足，因此在货架彻底空掉之前，没有任何提示要求补货。
损耗被误诊。当几个月后清点终于揭露差距时，缺失的商品看起来像是被盗，而供应商的索赔期限早就过了。
偷窃总是占据头条新闻，在 NRF 的 2023 年安全调查中，它确实占到了零售损耗（因偷窃、损坏和错误而损失的库存）的约 65%¹。即便如此，仍有大约三分之一的损耗源于流程漏洞和单纯的失误。凭信任收货完全属于这一类，而且与偷窃不同，它完全在您的掌控之中。
规范的基于采购订单收货是怎样的？
采购订单或 PO（您对具体订购商品和成本的记录）是将收货变成核对而非猜测的关键。如果没有采购订单，装箱单就是在给自己的作业打分：供应商告诉您他们发了什么，而您没有独立的依据来进行对比。无论您的 PO 保存在订货系统、电子邮件链还是电子表格中，流程都是相同的五个步骤：
开箱前先调出 PO。收货需要一份由您出具的原始凭证，而不是供应商出具的。
在没有先阅读装箱单上的数量前清点实物商品。知道“正确”的数量会让清点人员倾向于去凑出这个数字，这与循环盘点背后的盲清原理一致。
对比这三个数字：您订购的、发货单声称的、箱子里实际有的。其中的规律会告诉您发生了什么。订购 24，发货单写 24，箱子里有 20：属于拣货少发，提出索赔。发货单写 20：说明供应商明知少发了，因此在支付 24 件的款项前请先检查是否有欠货后补订单（Back order）。
在当天将库存调整为实际清点出的数量。
在索赔期限内报告短缺。大多数供应商会在条款中设定短缺索赔的截止日期，而且通常很紧迫。当天报告是唯一绝不超期的习惯。
当货物送达出现短缺时，您应该立即做什么？
将到货短缺引发的两个问题分开处理。一个是资金问题（您已经或即将为您未收到的商品付款），另一个是数据问题（您的库存记录即将出错）。请立即解决数据问题，并在自己的时间表内去追讨资金问题。
首先调整清点数量。然后拍摄到货照片，保留装箱单，并在上面注明清点出的数量、日期和签名缩写。这是您向供应商索赔的凭证，也是您进行库存调整的审计追踪记录。
您切忌在争议拖延期间让系统依然显示为 24 件。记录错误的每一天，结账、补货点和报告都是基于虚假数据运行的。供应商退款（Credit）能在财务上弥补您的损失，但对纠正您的库存数量无济于事。
如何防止到货短缺长期破坏库存数量？
追踪每个供应商的履约率（Fill rate，即实际交付的订购商品百分比）。如果某个供应商送达的货物总是只有订购量的 92%，这就是在为您提供数据：增加订购量、提前重新订购，或者将采购量转移给其他人。只有在收货时记录每次差异，您才能发现这种规律。
然后保持流程的严格贯彻。每次到货都由一人以相同的方式对照 PO 进行接收。对每次到货进行五分钟的检查，胜过对部分到货进行彻底的审计。如果商品还在您的各个门店位置之间调拨，同样的“标记为已接收”规范也适用于库存调拨。
最后，通过盘点来支持这一流程。收货规范能在门口拦截短缺；定期循环盘点能捕捉任何遗漏的问题。如果您核对的数字是陈旧的，这一切都不起作用，在通过 POS 库存管理从摆脱混乱走向掌控中介绍的实时库存跟踪正是为了解决这个问题。在 Final POS 中，现有内存在商家中心（Merchant Hub）按分店单独跟踪，并且在添加商品时开启库存跟踪只需一个开关，因此您在后门更正的数字就是结账时调用的实时数字。
那么，当到货出现短缺时，您如何保持库存数量准确？
清点到货数量，对照采购订单而非装箱单进行核对，当天将库存调整为实际清点数量，并将追讨供应商退款作为一个独立问题处理。经验法则：装箱单决不能决定您的库存数量；您的实际清点才能决定。如果这些术语对您来说有一半都是陌生的，请从新商家应该了解的 30 个 POS 术语开始。
常见问题
什么是虚假库存（Phantom stock）？
POS 显示有存货但货架上实际上并没有的库存。按订购的全额数量接收短缺到货是最常见的原因之一，此外还有未记录的损耗和错扫。
采购订单（Purchase order）和装箱单（Packing slip）有什么区别？
采购订单记录了您订购的商品及其成本。装箱单则是供应商记录的发货明细。规范的收货流程应当对照采购订单核对实物交付，而不能仅凭装箱单。
在供应商解决缺货索赔之前，我应该调整库存吗？
是的。应当在当天将库存调整为实测清点数量，以确保结账、重新订货和报表数据的准确性，并单独追讨退款或抵扣。供应商的账款抵扣只能解决资金问题，无法修正您的实际库存计数。
什么是供应商履约率？
指供应商实际交付的数量占订购总量的百分比。按供应商追踪该指标可以帮您了解谁频繁少发货，以便您适当增加订货量、提早补货或将采购量转移给更优质的供应商。
我有多长时间可以上报少货情况？
大多数供应商会在条款中规定少货索赔期限，且该期限通常较短。在收到货物的当天上报少货情况，您就绝不会错过索赔期限。