Hur håller du lagersaldon korrekta när en leverans innehåller för lite varor?
En leverans med felaktigt antal förstör dina lagernoteringar i samma stund som någon tar emot den i god tro. Här är inleveransrutinen som håller saldon korrekta: kontrollera mot inköpsordern, räkna först, justera samma dag.
Mathias NielsenCEO, Final POS
Du håller lagersaldon korrekta genom att räkna vad som faktiskt kom fram, jämföra den räkningen med vad du beställde och justera lagret till den verkliga siffran innan något hamnar på hyllan. Följesedeln (leverantörens lista över vad de säger att de har skickat) bestämmer aldrig ditt lagersaldo. Det gör din räkning.
Leveranser med för få varor hör till vardagen, de är inte sällsynta. Leverantörer levererar för få kartonger, ersätter storlekar, delar upp beställningar över flera leveranser och räknar ibland helt enkelt fel. En butik som tar emot ett par leveranser i veckan råkar ut för allt detta under ett år. De butiker som ändå håller korrekta saldon är de som har en inleveransrutin som behandlar varje kartong som felaktig tills någon bevisat motsatsen.
Varför förstör bristfälliga leveranser lagersaldon?
Eftersom de flesta mindre stores tar emot varor i god tro. Leveransen anländer under en hektisk morgon, någon kastar ett öga på följesedeln och systemet godskrivs med hela det beställda antalet. Om leverantören skickade 20 enheter på en beställning på 24 tror ditt POS nu på fyra enheter som inte finns.
Det är fantomlager (lager som ditt system visar men som inte finns på din hylla), och det förvärras:
Du översäljer. Alla kanaler som utlovar lager, från onlinebeställningar till telefonreservationer, utlovar enheter du inte kan leverera.
Återbeställningen avstannar. Systemet tror att det finns varor, så inget flaggas för påfyllning förrän hyllan redan är tom.
Svinn feldiagnostiseras. När en räkning slutligen uppdaglar differensen månader senare ser de saknade enheterna ut som stöld, och leverantörens reklamationsfönster har stängts för länge sedan.
Stöld skapar rubriker, och stod för cirka 65 procent av svinnet i detaljhandeln (lagerförluster på grund av stöld, skador och fel) i NRF:s säkerhetsundersökning från 2023¹. Det innebär att ungefär en tredjedel av svinnet fortfarande beror på brister i processer och rena felaktigheter. Att ta emot varor i god tro hamnar rakt i den kategorin, och till skillnad från stöld är det helt under din kontroll.
Hur ser en korrekt inleverans mot en inköpsorder ut?
En inköpsorder, eller PO (din notering om exakt vad du beställde och till vilket pris), är det som gör inleveransen till en kontroll istället för en gissning. Utan en sådan utvärderar följesedeln sig själv: leverantören talar om vad de har skickat, och du har ingenting oberoende att jämföra med. Oavsett om din inköpsorder finns i ett beställningssystem, en e-posttråd eller ett kalkylblad är rutinen samma fem steg:
Ta fram inköpsordern innan du öppnar en kartong. Inleveransen kräver ett källdokument som du har skapat, inte leverantören.
Räkna de fysiska varorna utan att läsa av antalen på följesedeln först. Att känna till den "rätt" siffran gör att den som räknar tenderar att hitta den – samma princip om blinda räkningar som ligger bakom rullande inventering.
Jämför alla tre siffror: vad du beställde, vad följesedeln uppger och vad som finns i kartongen. Mönstret visar vad som hände. Beställt 24, följesedel säger 24, kartongen innehåller 20: plockfelet gjordes hos leverantören, gör en reklamation. Följesedeln säger 20: leverantören skickade medvetet för lite, så kontrollera om det finns en restnotering innan du betalar för 24.
Justera lagret till det räknade antalet, samma dag.
Rapportera avvikelsen medan reklamationsfönstret är öppet. De flesta leverantörer sätter en tidsgräns för avvikelserapporter i sina villkor, och den är oftast kort. Rapportering samma dag är den enda vanan som aldrig missar den.
Vad ska du göra i samma stund en leverans innehåller för lite varor?
Skilj på de två problemen som en felaktig leverans skapar. Det finns ett ekonomiskt problem (du har betalat, eller ska betala, för enheter du inte har fått) och ett dataproblem (dina lageruppgifter håller på att bli felaktiga). Lös dataproblemet omedelbart och hantera det ekonomiska problemet i sin egen takt.
Justera antalet först. Fotografera sedan leveransen, spara följesedeln och anteckna det räknade antalet på den med datum och signatur. Det är ditt bevis för leverantörsreklamationen och din ändringslogg för lagerjusteringen.
Vad du inte ska göra är att lämna systemet på 24 enheter medan tvisten drar ut på tiden. Varje dag uppgiften förblir felaktig utgår kassa, beställningspunkter och rapporter från felaktiga siffror. En kreditfaktura från leverantören ersätter dig ekonomiskt, men gör ingenting för att korrigera dina saldon.
Hur förhindrar du att felaktiga leveranser förstör saldon på lång sikt?
Följ varje leverantörs leveransprecision eller uppfyllnadsgrad (andelen beställda enheter som faktiskt levereras). En leverantör som konsekvent levererar 92 procent av vad du beställer ger dig värdefull data: öka dina beställningsantal, beställ tidigare eller flytta volymen någon annanstans. Du ser mönstret endast om varje avvikelse registreras vid inleveransen.
Håll sedan rutinen konsekvent. En person tar emot varje leverans, på samma sätt, mot inköpsordern, varje gång. En femminuterskontroll vid varje leverans slår en grundlig revision då och då. Om lager även flyttas mellan dina platser gäller samma inleveransdisciplin för lageröverföringar.
Stärk slutligen rutinen med inventering. Inleveransdisciplin fångar avvikelser vid dörren; schemalagda rullande inventeringar fångar upp det som slinker igenom. Inget av detta fungerar om siffran du jämför med är inaktuell, vilket är poängen med lageruppföljning i realtid som beskrivs i Från lagerkaos till kontroll med POS-lagerhantering. I Final POS spåras aktuellt lager saldo per försäljningsställe i Merchant Hub, och aktivering av lagerspårning är ett enda reglage när du lägger till en produkt, så siffran du korrigerar vid varuintaget är samma livesiffra som kassan drar ifrån.
Så, hur håller du lagersaldon korrekta när en leverans innehåller för lite varor?
Räkna vad som kom fram, kontrollera det mot inköpsordern istället för följesedeln, justera lagret till det räknade antalet samma dag och hantera leverantörskrediten som ett separat ärende. Tumregeln: följesedeln bestämmer aldrig ditt lagersaldo; det gör din räkning. Om hälften av de här begreppen är nya för dig kan du börja med 30 POS-begrepp som varje ny handlare bör känna till.
Vanliga frågor
Vad är fantomlager?
Lager som ditt POS visar finns tillgängligt men som inte fysiskt finns på hyllan. Ofullständiga leveranser som tas emot med det fulla beställda antalet är en av de vanligaste orsakerna, tillsammans med ologgade skador och felaktiga skanningar.
Vad är skillnaden mellan en inköpsorder och en följesedel?
En inköpsorder är din dokumentation över vad du har beställt och till vilken kostnad. En följesedel är leverantörens dokumentation över vad de säger att de har skickat. Vid en korrekt godsmottagning kontrollerar du den fysiska leveransen mot din inköpsorder, inte bara mot följesedeln.
Bör jag justera lagersaldot innan leverantören har behandlat en reklamation om underleverans?
Ja. Justera till det räknade antalet samma dag så att kassan, återbeställningar och rapporter förblir korrekta, och driv krediteringen separat. En kreditfaktura från leverantören korrigerar pengarna, inte dina lagersaldon.
Vad är en leverantörs uppfyllnadsgrad?
Andelen beställda enheter som en leverantör faktiskt levererar. Genom att följa detta per leverantör ser du vilka som återkommande levererar för lite, så att du kan lägga på marginal på beställningarna, beställa tidigare eller flytta volymer till en bättre leverantör.
Hur lång tid har jag på mig att anmäla en underleverans?
De flesta leverantörer anger en reklamationsfrist för underleveranser i sina villkor, och den är ofta kort. Anmäl underleveranser samma dag som du tar emot leveransen så missar du aldrig fristen.