جب کوئی شپمنٹ کم مقدار میں پہنچتی ہے تو آپ انوینٹری کی گنتی کو درست کیسے رکھتے ہیں؟
ایک کم شپمنٹ آپ کے انوینٹری ریکارڈز کو اس لمحے خراب کر دیتی ہے جب کوئی شخص اسے بھروسے پر وصول کرتا ہے۔ یہاں وصولی کا وہ طریقہ کار ہے جو گنتی کو درست رکھتا ہے: پرچیز آرڈر کے مطابق چیک کریں، پہلے گنیں، اسی دن ایڈجسٹ کریں۔
Mathias NielsenCEO, Final POS
آپ انوینٹری کی گنتی کو اس چیز کو گن کر درست رکھتے ہیں جو اصل میں آئی ہے، اس گنتی کا موازنہ اس سے کرتے ہیں جو آپ نے آرڈر کی تھی، اور کسی بھی چیز کے شیلف تک پہنچنے سے پہلے اسٹاک کو اصل تعداد میں ایڈجسٹ کرتے ہیں۔ پیکنگ سلپ (سپلائر کی ان چیزوں کی فہرست جو ان کے بقول انہوں نے بھیجی ہیں) کبھی بھی آپ کے اسٹاک کا نمبر طے نہیں کرتی۔ آپ کی گنتی کرتی ہے۔
کم شپمنٹس معمول کی بات ہیں، نایاب نہیں۔ سپلائر کیسز کم بھیجتے ہیں، سائز تبدیل کرتے ہیں، ارڈرز کو ڈیلیوریز میں تقسیم کرتے ہیں، اور کبھی کبھی صرف غلط گنتی کرتے ہیں۔ ہفتے میں چند ڈیلیوریز حاصل کرنے والی دکان ایک سال میں یہ تمام چیزیں دیکھے گی۔ وہ دکانیں جو بہرحال درست گنتی رکھتی ہیں وہ ہیں جن کے پاس وصولی کا ایسا طریقہ کار ہے جو ہر باکس کو تب تک غلط سمجھتا ہے جب تک کہ کوئی دوسرا اسے ثابت نہ کرے۔
کم شپمنٹس انوینٹری کی گنتی کو کیوں خراب کرتی ہیں؟
کیونکہ زیادہ تر چھوٹی دکانیں بھروسے پر سامان وصول کرتی ہیں۔ ڈیلیوری ایک مصروف صبح کے وقت پہنچتی ہے، کوئی پیکنگ سلپ پر ایک نظر ڈالتا ہے، اور سسٹم کو پوری آرڈر شدہ مقدار کا کریڈٹ مل جاتا ہے۔ اگر سپلائر نے 24 کے آرڈر کے مقابلے میں 20 یونٹس بھیجے ہیں، تو آپ کا POS اب چار ایسے یونٹس پر یقین رکھتا ہے جو موجود ہی نہیں ہیں۔
وہ فینٹم اسٹاک ہے (وہ انوینٹری جو آپ کا سسٹم دکھاتا ہے لیکن آپ کی شیلف پر نہیں ہوتی)، اور یہ بڑھتا جاتا ہے:
آپ اوور سیل (زیادہ فروخت) کرتے ہیں۔ آن لائن آرڈرز سے لے کر فون ہولڈز تک اسٹاک کا وعدہ کرنے والا کوئی بھی چینل ایسے یونٹس کا وعدہ کر رہا ہے جو آپ فراہم نہیں کر سکتے۔
دوبارہ آرڈر دینا رک جاتا ہے۔ سسٹم سوچتا ہے کہ آپ کے پاس اسٹاک موجود ہے، لہذا جب تک شیلف پہلے ہی خالی نہ ہو جائے، دوبارہ بھرنے کے لیے کچھ بھی نشان زد نہیں ہوتا۔
شرنک (نقصان) کی غلط تشخیص ہوتی ہے۔ جب مہینوں بعد بالاخر گنتی میں فرق سامنے آتا ہے، تو غائب یونٹس چوری کی طرح لگتے ہیں، اور سپلائر کا کلیم ونڈو کافی عرصہ پہلے بند ہو چکا ہوتا ہے۔
چوری سرخیاں حاصل کرتی ہے، اور NRF کے 2023 سیکورٹی سروے میں یہ ریٹیل شرنک (چوری، نقصان اور غلطی کی وجہ سے ضائع ہونے والی انوینٹری) کا تقریباً 65 فیصد تھی¹۔ یہ اب بھی تقریباً ایک تہائی شرنک کو عمل کے ناکامیوں اور سادہ غلطیوں سے چھوڑ دیتا ہے۔ بھروسے پر وصول کرنا سیدھا اسی زمرے میں آتا ہے، اور چوری کے برعکس، یہ مکمل طور پر آپ کے کنٹرول میں ہے۔
پرچیز آرڈر کے ذریعے مناسب وصولی کیسی دکھائی دیتی ہے؟
ایک پرچیز آرڈر، یا PO (آپ کا یہ ریکارڈ کہ آپ نے کیا اور کس قیمت پر آرڈر کیا ہے)، وصولی کو اندازے کے بجائے جانچ میں بدل دیتا ہے۔ اس کے بغیر، پیکنگ سلپ اپنے کام کی خود گریڈنگ کرتی ہے: سپلائر آپ کو بتاتا ہے کہ انہوں نے کیا بھیجا، اور آپ کے پاس اس کا موازنہ کرنے کے لیے کوئی آزاد ذریعہ نہیں ہوتا۔ چاہے آپ کا PO آرڈرنگ سسٹم میں ہو، ای میل تھریڈ میں ہو، یا اسپریڈ شیٹ میں، طریقہ کار کے وہی پانچ مراحل ہیں:
باکس کھولنے سے پہلے PO کھولیں۔ وصولی کے لیے ایک ایسی بنیادی دستاویز کی ضرورت ہوتی ہے جو آپ نے تیار کی ہو، نہ کہ سپلائر نے۔
پہلے پیکنگ سلپ سے مقداریں پڑھے بغیر جسمانی اشیاء کو گنائیں۔ "صحیح" نمبر جاننا گننے والے کو اسے تلاش کرنے کی طرف مائل کرتا ہے، یہی بلائنڈ کاؤنٹ کا اصول cycle counts کے پیچھے ہوتا ہے۔
تینوں اعداد و شمار کا موازنہ کریں: آپ نے کیا آرڈر کیا، سلپ کا کیا دعویٰ ہے، باکس میں کیا ہے۔ پیٹرن آپ کو بتاتا ہے کہ کیا ہوا۔ 24 کا آرڈر دیا، سلپ کہتی ہے 24، باکس میں 20 ہیں: آرڈر کم پیک کیا گیا تھا، کلیم فائل کریں۔ سلپ کہتی ہے 20: سپلائر نے جان بوجھ کر کم سامان بھیجا، لہذا 24 کی ادائیگی کرنے سے پہلے بیک آرڈر چیک کریں۔
اسی دن اسٹاک کو گنی ہوئی تعداد کے مطابق ایڈجسٹ کریں۔
جب تک کلیم ونڈو کھلی ہے کمی کی اطلاع دیں۔ زیادہ تر سپلائرز اپنی شرائط میں کمی کے دعوؤں کے لیے ایک میعاد مقرر کرتے ہیں، اور یہ عام طور پر سخت ہوتی ہے۔ اسی دن رپورٹنگ ہی واحد عادت ہے جو اسے کبھی مس نہیں ہونے دیتی۔
جب کوئی شپمنٹ کم مقدار میں پہنچے تو آپ کو اس لمحے کیا کرنا چاہیے؟
کم شپمنٹ کی وجہ سے پیدا ہونے والے دو مسائل کو الگ کریں۔ ایک پیسے کا مسئلہ ہے (آپ نے ان یونٹس کی ادائیگی کی ہے، یا کرنے والے ہیں جو آپ کو موصول نہیں ہوئے) اور ایک ڈیٹا کا مسئلہ ہے (آپ کے اسٹاک کا ریکارڈ غلط ہونے والا ہے)۔ ڈیٹا کا مسئلہ فوری طور پر ٹھیک کریں اور پیسے کے مسئلے کا تعاقب اس کے اپنے وقت کے مطابق کریں۔
پہلے گنتی ایڈجسٹ کریں۔ پھر ڈیلیوری کی تصویر لیں، پیکنگ سلپ رکھیں، اور تاریخ اور اپنے ابتدائی دستخط (انشیلز) کے ساتھ اس پر گنی ہوئی مقدار نوٹ کریں۔ سپلائر کے کلیم کے لیے آپ کا ثبوت اور اسٹاک کی ایڈجسٹمنٹ کے لیے آپ کا آڈٹ ٹریل یہی ہے۔
آپ کو جو نہیں کرنا چاہیے وہ یہ ہے کہ جب تک تنازعہ چل رہا ہے سسٹم کو 24 یونٹس پر ہی چھوڑ دیا جائے۔ ہر دن ریکارڈ غلط رہتا ہے، چیک آؤٹ، ری آرڈر پوائنٹس، اور رپورٹس تمام افسانے پر کام کر رہے ہوتے ہیں۔ ایک سپلائر کریڈٹ آپ کو مالی طور پر پورا کرتا ہے؛ یہ آپ کی گنتی کو ٹھیک کرنے کے لیے کچھ نہیں کرتا۔
آپ طویل مدتی میں کم شپمنٹس کو گنتی کو تباہ کرنے سے کیسے روکتے ہیں؟
ہر سپلائر کے فل ریٹ (واقعی فراہم کیے گئے آرڈر شدہ یونٹس کا فیصد) کو ٹریک کریں۔ ایک سپلائر جو مسلسل آپ کے آرڈر کردہ سامان کا 92 فیصد ڈیلیور کرتا ہے وہ آپ کو ڈیٹا دے رہا ہے: اپنی آرڈر کی مقدار میں اضافہ کریں، پہلے سے دوبارہ آرڈر دیں، یا حجم کو کہیں اور منتقل کریں۔ آپ صرف تبھی پیٹرن دیکھ سکتے ہیں جب ہر فرق وصولی کے وقت ریکارڈ ہو۔
پھر روٹین کو آسان اور یکساں رکھیں۔ ایک شخص ہر ڈیلیوری کو، ایک ہی طریقے سے، PO کے مطابق، ہر بار وصول کرے۔ ہر ڈیلیوری پر پانچ منٹ کی جانچ کچھ پر مکمل آڈٹ سے بہتر ہے۔ اگر اسٹاک آپ کے مقامات کے درمیان بھی منتقل ہوتا ہے، تو وہی وصول شدہ نشان زد کرنے کا ضابطہ stock transfers پر بھی لاگو ہوتا ہے۔
آخر میں، گنتی کے ساتھ اس روٹین کی حمایت کریں۔ وصولی کا ضابطہ دروازے پر کمیوں کو پکڑتا ہے؛ طے شدہ سائیکل کی گنتی ہر اس چیز کو پکڑتی ہے جو گزر جاتی ہے۔ اس میں سے کچھ بھی کام نہیں کرتا اگر آپ جس نمبر کی جانچ کر رہے ہیں وہ پرانا ہے، جو کہ واقعی وقت کی اسٹاک ٹریکنگ کے لیے کیس ہے جس کا حوالہ From Stock Chaos to Control with POS Inventory Management میں دیا گیا ہے۔ Final POS میں، دستیاب اسٹاک مرچنٹ ہب میں فی آؤٹ لیٹ ٹریک کیا جاتا ہے، اور turning on stock tracking is one toggle when you add a product، لہذا جو نمبر آپ پچھلے دروازے پر درست کرتے ہیں وہ وہی لائیو نمبر ہے جسے چیک آؤٹ کم کرتا ہے۔
تو، جب کوئی شپمنٹ کم مقدار میں پہنچتی ہے تو آپ انوینٹری کی گنتی کو درست کیسے رکھتے ہیں؟
جو کچھ آیا اسے گنیں، پیکنگ سلپ کے بجائے پرچیز آرڈر کے مطابق چیک کریں، اسی دن گنی ہوئی تعداد کے مطابق اسٹاک کو ایڈجسٹ کریں، اور الگ مسئلے کے طور پر سپلائر کریڈٹ کا تعاقب کریں۔ تجرباتی قاعدہ: پیکنگ سلپ کبھی بھی آپ کے اسٹاک کی تعداد مقرر نہیں کرتی؛ آپ کی گنتی کرتی ہے۔ اگر ان میں سے آدھی اصطلاحات آپ کے لیے نئی ہیں، تو 30 POS terms every new merchant should know سے شروعات کریں۔
اکثر پوچھے جانے والے سوالات
فینٹم اسٹاک (فرضی اسٹاک) کیا ہے؟
وہ انوینٹری جو آپ کا POS پاس موجود دکھاتا ہے جو بظاہر شیلف پر موجود نہیں ہوتی۔ پوری آرڈر شدہ مقدار پر موصول ہونے والی کم شپمنٹس، غیر لاگ شدہ نقصان اور غلط اسکینز کے ساتھ، سب سے عام وجوہات میں سے ایک ہیں۔
پرچیز آرڈر اور پیکنگ سلپ میں کیا فرق ہے؟
پرچیز آرڈر اس بات کا ریکارڈ ہے کہ آپ نے کیا اور کس قیمت پر آرڈر کیا تھا۔ پیکنگ سلپ سپلائر کا یہ ریکارڈ ہے کہ ان کے مطابق انہوں نے کیا سامان بھیجا ہے۔ اشیاء کی صحیح وصولی کا عمل ملنے والے سامان کی جانچ صرف سلپ کے بجائے آپ کے پرچیز آرڈر سے کرتا ہے۔
کیا مجھے سپلائر کی طرف سے سامان کی کمی کی شکایت حل ہونے سے پہلے اسٹاک ایڈجسٹ کرنا چاہیے؟
جی ہاں۔ اسی دن گنی گئی تعداد کے مطابق اسٹاک ایڈجسٹ کریں تاکہ چیک آؤٹ، دوبارہ آرڈرنگ اور رپورٹس درست رہیں، اور کریڈٹ کے لیے الگ سے رجوع کریں۔ سپلائر کا کریڈٹ رقم کا حساب درست کرتا ہے، آپ کی گنتی نہیں۔
سپلائر فل ریٹ (Supplier Fill Rate) کیا ہے؟
آرڈر کیے گئے یونٹس کا وہ فیصد جو ایک سپلائر اصل میں ڈلیور کرتا ہے۔ ہر سپلائر کے لحاظ سے اسے ٹریک کرنے سے یہ پتہ چلتا ہے کہ کون بار بار کم سامان بھیجتا ہے، تاکہ آپ آرڈر کی مقدار بڑھا سکیں، پہلے ہی دوبارہ آرڈر کر سکیں، یا اپنا کام کسی بہتر سپلائر کو منتقل کر سکیں۔
سامان کم موصول ہونے کی اطلاع دینے کے لیے میرے پاس کتنا وقت ہوتا ہے؟
زیادہ تر سپلائرز اپنی شرائط میں سامان کی کمی کا کلیم کرنے کے لیے وقت کی ایک حد مقرر کرتے ہیں، اور یہ اکثر مختصر ہوتی ہے۔ جس دن ترسیل موصول ہو اسی دن سامان کی کمی کی اطلاع دیں اور آپ سے یہ وقت کبھی ہاتھ سے نہیں نکلے گا۔