Hvordan holder du lagertallene nøyaktige når en leveranse har manko?
En leveranse med manko ødelegger lagerregistreringene i det øyeblikket noen mottar den i god tro. Her er mottaksrutinen som holder tallene nøyaktige: sjekk mot innkjøpsordren, tell først, og juster samme dag.
Mathias NielsenCEO, Final POS
Du holder lagertallene nøyaktige ved å telle det som faktisk kom, sammenligne den opptellingen med det du bestilte, og justere lageret til det faktiske tallet før noe når butikkhyllen. Pakkseddelen (leverandørens liste over hva de sier at de har sendt) bestemmer aldri lagertallet ditt. Det gjør opptellingen din.
Leveranser med manko er rutine, ikke uvanlig. Leverandører mangler kasser, erstatter størrelser, deler opp ordrer over flere leveranser og teller av og til ganske enkelt feil. En butikk som mottar noen leveranser i uken vil oppleve alt dette i løpet av et år. Butikkene som likevel holder nøyaktige tall, er de som har en mottaksrutine der hver eske behandles som feil inntil noen beviser det motsatte.
Hvorfor ødelegger leveranser med manko lagertallene?
Fordi de fleste små butikker mottar varer i god tro. Leveransen kommer i løpet av en travel morgen, noen kaster et blikk på pakkseddelen, og systemet godskrives med hele det bestilte antallet. Hvis leverandøren sendte 20 enheter av en ordre på 24, tror POS-systemet ditt nå på fire enheter som ikke eksisterer.
Det er fantomlager (lagerbeholdning systemet ditt viser, men hyllen din ikke har), og det har ringvirkninger:
Du overselger. Hvilken som helst kanal som lover lagerbeholdning, fra nettordrer til telefonreservasjoner, lover enheter du ikke kan levere.
Ny bestilling stopper opp. Systemet tror du er dekket, så ingenting varsler om påfylling før hyllen allerede er tom.
Svinn blir feildiagnostisert. Når en opptelling omsider avdekker avviket måneder senere, ser de manglende enhetene ut som tyveri, og leverandørens reklamasjonsfrist er utløpt for lengst.
Tyveri skaper overskriftene, og det sto for rundt 65 prosent av svinnet i detaljhandelen (varer tapt til tyveri, skade og feil) i NRFs sikkerhetsundersøkelse for 2023¹. Det etterlater likevel omtrent en tredjedel av svinnet som følger av prosessfeil og rene feiltellinger. Å ta imot varer i god tro plasserer seg midt i den kategorien, og i motsetning til tyveri er det helt under din egen kontroll.
Hvordan ser riktig varemottak fra en innkjøpsordre ut?
En innkjøpsordre, eller PO (din registrering av nøyaktig hva du bestilte og til hvilken pris), er det som gjør varemottaket til en kontroll i stedet for gjetting. Uten denne sensurerer pakkseddelen sitt eget arbeid: leverandøren forteller deg hva de har sendt, og du har ingenting uavhengig å sammenligne det med. Enten innkjøpsordren din ligger i et bestillingssystem, en e-posttråd eller et regneark, er rutinen de samme fem trinnene:
Hent frem innkjøpsordren før du åpner en eske. Varemottaket trenger et kildedokument du har opprettet, ikke et leverandøren har laget.
Tell de fysiske varene uten å lese antallene fra pakkseddelen først. Å kjenne det "riktige" tallet dytter den som teller mot å finne det, det samme blindtellingsprinsippet som ligger bak rullende opptellinger.
Sammenlign alle tre tallene: hva du bestilte, hva pakkseddelen hevder, og hva som er i esken. Mønsteret forteller deg hva som skjedde. Bestilte 24, seddelen sier 24, esken inneholder 20: ordren ble plukket ufullstendig, send inn reklamasjon. Seddelen sier 20: leverandøren sendte for lite med vitende og vilje, så sjekk om det foreligger en restordre før du betaler for 24.
Juster lagerbeholdningen til det opptalte tallet, samme dag.
Rapporter mankoen mens reklamasjonsfristen er åpen. De fleste leverandører setter en frist for mankoreklamasjoner i sine betingelser, og den er som regel kort. Rapportering samme dag er den eneste vanen som aldri bommer på fristen.
Hva bør du gjøre i det øyeblikket en leveranse har manko?
Skill de to problemene en mangelfull leveranse skaper. Det finnes et pengeproblem (du har betalt, eller skal til å betale, for enheter du ikke har mottatt) og et dataproblem (lagerregistreringene dine blir feil). Løs dataproblemet umiddelbart og følg opp pengeproblemet i sitt eget tempo.
Juster tallet først. Ta deretter bilde av leveransen, ta vare på pakkseddelen, og noter det opptalte antallet på den med dato og initialer. Det er ditt bevis for reklamasjonen overfor leverandøren og revisjonssporet ditt for lagerjusteringen.
Det du ikke bør gjøre, er å la systemet stå på 24 enheter mens uenigheten pågår. Hver dag registreringen forblir feil, baserer kasse, gjenbestillingspunkter og rapporter seg på ren fantasi. En kreditnota fra leverandøren gjør deg økonomisk skadesløs, men den gjør ingenting for å rette opp i lagertallene dine.
Hvordan forhindrer du at leveranser med manko ødelegger lagertallene på lang sikt?
Følg med på hver leverandørs leveringsgrad (prosentandelen av bestilte enheter som faktisk blir levert). En leverandør som konsekvent leverer 92 prosent av det du bestiller, gir deg nyttig informasjon: øk bestillingsantallene litt, bestill tidligere, eller flytt volumet et annet sted. Du ser bare mønsteret hvis hvert avvik blir registrert ved varemottak.
Sørg deretter for at rutinen forblir fast og forutsigbar. Én person tar imot hver leveranse, på samme måte, mot innkjøpsordren, hver gang. En fem minutters sjekk av hver leveranse er bedre enn en grundig kontroll av bare noen få. Hvis varer også flyttes mellom lokasjonene dine, gjelder den samme disiplinen for registrering av mottak for lageroverføringer.
Til slutt støtter du rutinen med opptellinger. Disiplin ved varemottak fanger opp manko ved døren; tidsplanlagte rullende opptellinger fanger opp det som slipper forbi. Ingenting av dette fungerer hvis tallet du sjekker mot er utdatert, noe som poengteres angående sanntids lagersporing i Fra lagerkaos til kontroll med POS-lagerstyring. I Final POS spores tilgjengelig lagerbeholdning per utsalgssted i Merchant Hub, og det å slå på lagersporing er én bryter når du legger til et produkt, slik at tallet du korrigerer ved bakdøren er det samme levende tallet kassen trekker fra.
Så, hvordan holder du lagertallene nøyaktige når en leveranse har manko?
Tell det som kom, sjekk det mot innkjøpsordren i stedet for pakkseddelen, juster lageret til det opptalte tallet samme dag, og følg opp leverandørkreditnotaen som et eget problem. Tommelfingerregelen: pakkseddelen bestemmer aldri lagertallet ditt; det gjør opptellingen din. Hvis halvparten av disse begrepene er nye for deg, kan du starte med 30 POS-begreper enhver ny næringsdrivende bør kunne.
Ofte stilte spørsmål
Hva er fantomlager?
Lagerbeholdning POS-systemet ditt viser at du har inne, men som fysisk ikke står på hyllen. Leveranser med manko som mottas for hele det bestilte antallet er en av de vanligste årsakene, sammen med uregistrerte skader og feilskanninger.
Hva er forskjellen på en innkjøpsordre og en pakkseddel?
En innkjøpsordre er din dokumentasjon på hva du bestilte og til hvilken pris. En pakkseddel er leverandørens dokumentasjon på hva de sier de har sendt. Et skikkelig varemottak sjekker den fysiske leveransen mot innkjøpsordren din, ikke bare pakkseddelen.
Bør jeg justere lagerbeholdningen før leverandøren har avklart et krav om manglende varer?
Ja. Juster til det opptelte antallet samme dag, slik at kassen, gjenbestilling og rapporter holdes nøyaktige, og følg opp kreditnotaen separat. En kreditnota fra leverandøren retter opp det økonomiske, ikke lagerbeholdningen din.
Hva er en leverandørs leveringsgrad?
Prosentandelen av bestilte enheter en leverandør faktisk leverer. Å spore dette per leverandør viser hvem som leverer for lite gjentatte ganger, slik at du kan legge til ekstra i bestillingene, gjenbestille tidligere eller flytte volum til en bedre leverandør.
Hvor lang tid har jeg på å melde fra om manko i en leveranse?
De fleste leverandører setter en reklamasjonsfrist for manko i salgsbetingelsene sine, og den er ofte kort. Rapporter manko samme dag som du mottar leveransen, så går du aldri glipp av fristen.