Terminología de POS: 30 términos que todo nuevo comerciante debe conocer
Desde las tasas de intercambio hasta los recuentos de inventario, estos 30 términos de POS cubren el hardware, los pagos, el inventario y las rutinas diarias con las que se topa todo nuevo comerciante en su primer mes.
La terminología de POS se divide en cuatro categorías: hardware, pagos, inventario y operaciones diarias. Los 30 términos a continuación cubren las cuatro en un lenguaje sencillo, para que pueda leer un estado de cuenta del procesador, realizar un recuento de inventario y cerrar una caja sin tener que adivinar qué significa cada cosa. Si desea tener una visión más general primero, comience con qué es un sistema POS y cómo encajan las piezas, y luego regrese para aprender el vocabulario.
¿Qué términos de hardware escuchará primero?
El equipo físico de su mostrador surge en cada conversación de ventas y en cada llamada de soporte, así que comience por aquí.
Terminal POS: el dispositivo que ejecuta su software de punto de venta: una tableta, una caja registradora con pantalla táctil o un teléfono. La gente suele decir "terminal" indistintamente para referirse tanto a esto como al lector de tarjetas, lo que causa una verdadera confusión al pedir hardware.
Terminal de pago (lector de tarjetas): el dispositivo certificado que lee pagos con chip, banda magnética y sin contacto. La certificación importa: las transacciones con tarjeta presente deben ejecutarse a través de hardware aprobado, no de cualquier dispositivo que sea más barato.
Impresora de recibos: casi siempre una impresora térmica. Sin tinta, papel sensible al calor, y por lo general funciona también como el activador que abre el cajón de dinero.
Cajón de dinero: el cajón con cerradura debajo del mostrador, que se abre mediante el POS o la impresora en lugar de una llave, de modo que cada apertura se vincula a una transacción.
Escáner de códigos de barras: lee códigos de barras para que el personal busque el producto exacto en lugar de tener que escribirlo. La forma más económica de reducir tanto el tiempo de pago como los errores de precios.
Pantalla orientada al cliente: una segunda pantalla apuntando al cliente que muestra los artículos de la compra, el total y, a menudo, una solicitud de propina.
¿Qué términos de pago afectan realmente a sus costos?
Varios de estos son elementos individuales en su estado de cuenta mensual, lo que los convierte en los términos más costosos de esta lista si se entienden mal.
Procesador de pagos: la empresa que transfiere el dinero de la tarjeta de su cliente a su cuenta bancaria y cobra una comisión por cada transacción por hacerlo.
Pasarela de pagos: la capa de software que transmite de forma segura los datos de la transacción al procesador. En línea, la pasarela captura los detalles de la tarjeta; en persona, la terminal de pago realiza ese trabajo.
Intercambio: la tarifa establecida por las redes de tarjetas y pagada al banco del cliente en cada transacción con tarjeta. Es el límite mínimo de cualquier tarifa que le coticen; los precios de tarifa plana simplemente la agrupan en un número predecible.
Tarjeta presente: la tarjeta o la billetera del teléfono se toca, introduce o desliza físicamente en su mostrador. Menor riesgo de fraude, por lo tanto, tarifas más bajas.
Tarjeta no presente: la tarjeta no se lee físicamente: pedidos en línea, ingresos manuales, pedidos telefónicos. Mayor riesgo, tarifas más altas y la mayoría de sus contracargos.
MOTO: Pedido por correo / Pedido telefónico (Mail Order / Telephone Order). Un método de tarjeta no presente en el que su personal introduce manualmente los datos de la tarjeta que el cliente les proporciona de forma remota.
Sin contacto (tap to pay): pagos NFC desde una tarjeta, teléfono o reloj. "Tap to Pay en el móvil" significa aceptarlos directamente en un teléfono compatible sin necesidad de un lector independiente.
PCI DSS: el Estándar de Seguridad de Datos de la Industria de Tarjetas de Pago (Payment Card Industry Data Security Standard), las reglas de seguridad para cualquier persona que gestione datos de tarjetas. La mayoría de los pequeños comerciantes mantienen el cumplimiento utilizando hardware certificado y completando un cuestionario anual de autoevaluación.
Contracargo: una transacción revertida por el banco del titular de la tarjeta tras una disputa. Usted pierde la venta, paga una tarifa de disputa y recupera el dinero solo si gana con pruebas como recibos y confirmación de entrega.
Pago (liquidación): el momento en que su procesador realmente deposita los ingresos de las tarjetas en su cuenta bancaria, normalmente uno o dos días después de la venta. Los pagos instantáneos existen y tienen un costo adicional.
¿Qué significan los términos de inventario?
El vocabulario de inventario determina si se puede confiar en sus números de stock, lo que a su vez determina si se puede confiar en sus informes.
SKU: unidad de mantenimiento de existencias (stock keeping unit): su código interno para un artículo vendible. Un SKU por variante, y le pertenece a usted, no al fabricante.
Código de barras (UPC/EAN): el código impreso en el propio producto, asignado por el fabricante. El UPC predomina en América del Norte, el EAN en la mayoría de las demás regiones. Su SKU y el código de barras pueden asociarse al mismo artículo sin ser el mismo código.
Variante: una versión específica de un producto, como una camiseta azul de talla mediana. Las variantes se crean a partir de atributos como la talla y el color, y cada una obtiene su propio SKU y recuento de existencias.
Recuento de inventario (stocktake): contar físicamente lo que hay en el estante y conciliarlo con lo que dice el sistema. La diferencia entre ambos es la pérdida: robos, roturas y errores de conteo.
Orden de compra (PO): el documento que envía a un proveedor para pedir existencias. Recibir la mercancía contra una orden de compra es lo que actualiza sus recuentos correctamente en lugar de hacerlo por estimación.
COGS: costo de los bienes vendidos (cost of goods sold): lo que realmente le costó la mercancía que vendió. Los ingresos menos el COGS representan su margen bruto, el número que determina si la tienda funciona.
¿Qué términos surgen en las operaciones diarias?
Estas son las palabras que su personal utilizará en cada apertura y cada cierre.
Fondo de caja (float): el efectivo inicial colocado en el cajón al comienzo de una sesión para que el personal pueda dar cambio. Se cuenta al abrir y se cuenta al cerrar.
Informe de final de sesión: el resumen de ventas, impuestos y propinas que se produce cuando se cierra una sesión de caja. Los sistemas más antiguos lo llaman informe Z; en Final es el informe de Final de Sesión.
Anulación: cancelar una transacción antes de que se complete o liquide. No se mueve dinero, no hay nada que devolver.
Reembolso: devolver el dinero después de que se haya liquidado una venta, de vuelta al método de pago original. Es más lento que una anulación y aparece en sus informes como un evento independiente.
Pago dividido: una cuenta liquidada con más de un método o por más de un pagador: mitad tarjeta, mitad efectivo, o tres amigos dividiendo una mesa.
Grupo de impuestos: el conjunto de tasas impositivas que se aplican juntas a un producto, de modo que un solo artículo puede tener impuestos federales y provinciales en una sola asignación. Hacer esto bien desde el primer día evita una limpieza dolorosa más adelante.
¿Qué pasa con los términos de software?
Dos términos describen cómo se comporta todo el sistema en lugar de una sola función.
POS en la nube: un sistema cuyos datos residen en servidores remotos en lugar de en la caja registradora. Puede consultar las ventas desde cualquier lugar, y añadir una segunda ubicación no significa empezar de cero.
Modo sin conexión: el POS sigue registrando ventas cuando se cae el internet y se sincroniza una vez que regresa. Pregunte a cualquier proveedor exactamente qué funciones sobreviven sin conexión; las respuestas honestas varían ampliamente.
¿Hacia dónde va el vocabulario a partir de aquí?
Cada término de esta lista existe porque algo en el mostrador está regulado, conciliado o es susceptible de salir mal. Esa es también la razón por la que un modelo de IA puede diseñar una pantalla de pago convincente en minutos y, aun así, estar muy lejos de ser un sistema vendible: la infraestructura que describen estas palabras es la parte difícil. Si prefiere ver los términos en acción en lugar de en una lista, existe un flujo de trabajo completo para crear un POS personalizado con ChatGPT.
Para el vocabulario específico de la plataforma (Estaciones, Flujos, Smart Grids), el Glosario del Centro de Comerciantes continúa donde termina esta lista, y los precios publicados de Final Pay son un ejemplo concreto de precios de tarifa plana si desea ver el término 9 en una tarjeta de tarifas real.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre un procesador de pagos y una pasarela de pagos?
El procesador mueve el dinero entre los bancos y se queda con una comisión de cada transacción. La pasarela es la capa de software que transmite de forma segura los datos de la tarjeta al procesador. Actualmente, muchos proveedores ofrecen ambos servicios en un solo paquete.
¿Cuál es la diferencia entre una anulación y un reembolso?
Una anulación cancela una transacción antes de que se liquide, por lo que el dinero nunca llega a moverse. Un reembolso devuelve el dinero después de la liquidación al método de pago original del cliente y, por lo general, tarda unos días hábiles en aparecer.
¿Qué es la tasa de intercambio en pocas palabras?
La tasa de intercambio es la comisión establecida por las redes de tarjetas y cobrada por el banco emisor de la tarjeta del cliente, que se aplica a cada transacción con tarjeta. Es el costo base de cualquier tarifa que te cotice un procesador de pagos.
¿Deben preocuparse los pequeños comercios por el cumplimiento de PCI?
Sí, cualquiera que acepte pagos con tarjeta está sujeto a la normativa PCI DSS. En la práctica, la mayoría de los pequeños comercios mantienen el cumplimiento utilizando hardware y software de pago certificados y completando un breve cuestionario de autoevaluación cada año.
¿Qué significa tarjeta presente?
Una transacción con tarjeta presente es aquella en la que la tarjeta física o la billetera del teléfono se acerca, se inserta o se desliza en tu mostrador. Conlleva un menor riesgo de fraude que los pagos sin tarjeta presente, por lo que obtiene tarifas de procesamiento más bajas.