Thuật ngữ POS: 30 thuật ngữ mọi người bán mới nên biết

Thuật ngữ POS được chia thành bốn nhóm: phần cứng, thanh toán, kho hàng và hoạt động hàng ngày. 30 thuật ngữ dưới đây bao gồm cả bốn nhóm bằng ngôn ngữ dễ hiểu, để bạn có thể đọc bảng sao kê của bộ xử lý thanh toán, thực hiện kiểm kê kho và đóng quầy thu ngân mà không phải đoán mò ý nghĩa của bất kỳ thứ gì. Nếu bạn muốn có một bức tranh toàn cảnh trước, hãy bắt đầu với bài viết hệ thống POS là gì và các bộ phận kết hợp với nhau như thế nào, sau đó quay lại để tìm hiểu từ vựng.

Những thuật ngữ phần cứng nào bạn sẽ nghe thấy đầu tiên?

Bộ thiết bị vật lý trên quầy của bạn sẽ xuất hiện trong mọi cuộc trò chuyện bán hàng và mọi cuộc gọi hỗ trợ, vì vậy hãy bắt đầu từ đây.

1. Thiết bị đầu cuối POS (POS terminal) — thiết bị chạy phần mềm điểm bán hàng của bạn: máy tính bảng, máy thu ngân màn hình cảm ứng hoặc điện thoại. Mọi người thường gọi chung là "thiết bị đầu cuối" cho cả thiết bị này và đầu đọc thẻ, điều này gây ra sự nhầm lẫn thực sự khi đặt mua phần cứng.

2. Thiết bị đầu cuối thanh toán (đầu đọc thẻ) — thiết bị được chứng nhận để đọc các khoản thanh toán bằng chip, quẹt thẻ và không tiếp xúc. Chứng nhận rất quan trọng: các giao dịch thẻ trực tiếp phải chạy qua phần cứng được phê duyệt, chứ không phải bất kỳ thiết bị nào rẻ nhất.

3. Máy in hóa đơn — hầu như luôn là máy in nhiệt. Không dùng mực, sử dụng giấy nhạy nhiệt và nó thường đóng vai trò là bộ kích hoạt mở ngăn kéo đựng tiền.

4. Ngăn kéo đựng tiền — ngăn kéo có khóa dưới quầy, được mở bằng POS hoặc máy in chứ không phải bằng chìa khóa, để mỗi lần mở đều gắn liền với một giao dịch.

5. Máy quét mã vạch — đọc mã vạch để nhân viên tìm ra chính xác sản phẩm thay vì phải nhập thủ công. Cách rẻ nhất để cắt giảm cả thời gian thanh toán và lỗi định giá.

6. Màn hình hiển thị phía khách hàng — màn hình thứ hai hướng về phía khách hàng hiển thị các mặt hàng, tổng số tiền và thường là gợi ý tiền tip.

Những thuật ngữ thanh toán nào thực sự ảnh hưởng đến chi phí của bạn?

Một vài trong số này là các mục hàng trên bảng sao kê hàng tháng của bạn, khiến chúng trở thành những thuật ngữ tốn kém nhất trong danh sách này nếu hiểu sai.

1. Bộ xử lý thanh toán (Payment processor) — công ty chuyển tiền từ thẻ của khách hàng sang tài khoản ngân hàng của bạn và lấy một phần trăm từ mỗi giao dịch cho việc đó.

2. Cổng thanh toán (Payment gateway) — lớp phần mềm truyền dữ liệu giao dịch một cách an toàn đến bộ xử lý thanh toán. Trực tuyến, cổng thanh toán thu thập thông tin thẻ; trực tiếp, thiết bị đầu cuối thanh toán sẽ làm công việc đó.

3. Phí trao đổi (Interchange) — mức phí do các mạng lưới thẻ thiết lập và được trả cho ngân hàng của khách hàng trên mỗi giao dịch thẻ. Đây là mức sàn dưới mọi mức phí mà bạn được báo giá; định giá cố định chỉ đơn giản là gộp nó vào một con số có thể dự đoán được.

4. Thẻ trực tiếp (Card-present) — thẻ hoặc ví điện thoại được chạm, chèn hoặc quẹt trực tiếp tại quầy của bạn. Rủi ro gian lận thấp hơn, do đó mức phí thấp hơn.

5. Thẻ không trực tiếp (Card-not-present) — thẻ không được đọc trực tiếp: đơn hàng trực tuyến, nhập thủ công, đơn hàng qua điện thoại. Rủi ro cao hơn, phí cao hơn và là nguồn gốc của hầu hết các khoản bồi hoàn (chargeback) của bạn.

6. MOTO — Đặt hàng qua thư / Đặt hàng qua điện thoại (Mail Order / Telephone Order). Một phương thức thẻ không trực tiếp trong đó nhân viên của bạn nhập thông tin thẻ do khách hàng cung cấp từ xa.

7. Không tiếp xúc (tap to pay) — thanh toán NFC từ thẻ, điện thoại hoặc đồng hồ. "Tap to Pay trên thiết bị di động" có nghĩa là chấp nhận chúng trực tiếp trên điện thoại được hỗ trợ mà không cần đầu đọc riêng.

8. PCI DSS — Tiêu chuẩn Bảo mật Dữ liệu Ngành Thẻ Thanh toán (Payment Card Industry Data Security Standard), các quy tắc bảo mật cho bất kỳ ai xử lý dữ liệu thẻ. Hầu hết các người bán nhỏ duy trì sự tuân thủ bằng cách sử dụng phần cứng được chứng nhận và hoàn thành bảng câu hỏi tự đánh giá hàng năm.

9. Bồi hoàn (Chargeback) — một giao dịch bị đảo ngược bởi ngân hàng của chủ thẻ sau một tranh chấp. Bạn mất khoản bán hàng đó, trả phí tranh chấp và chỉ lấy lại được tiền nếu bạn thắng với các bằng chứng như hóa đơn và xác nhận giao hàng.

10. Thanh toán quyết toán (Payout/settlement) — thời điểm bộ xử lý thanh toán thực sự gửi tiền thu được từ thẻ vào tài khoản ngân hàng của bạn, thường là một hoặc hai ngày sau khi bán hàng. Quyết toán tức thì có tồn tại và tốn thêm phí.

Các thuật ngữ kho hàng có ý nghĩa gì?

Từ vựng về kho hàng quyết định xem số lượng hàng tồn kho của bạn có đáng tin cậy hay không, điều này quyết định xem các báo cáo của bạn có đáng tin cậy hay không.

1. SKU — đơn vị lưu kho (stock keeping unit): mã nội bộ của bạn cho một mặt hàng có thể bán được. Một SKU cho mỗi biến thể và nó thuộc về bạn, không phải nhà sản xuất.

2. Mã vạch (UPC/EAN) — mã được in trên chính sản phẩm, do nhà sản xuất chỉ định. UPC chiếm ưu thế ở Bắc Mỹ, EAN ở hầu hết các khu vực khác. SKU của bạn và mã vạch có thể ánh xạ tới cùng một mặt hàng mà không cần phải là cùng một mã.

3. Biến thể — một phiên bản cụ thể của sản phẩm, như áo thun màu xanh dương cỡ trung. Các biến thể được xây dựng từ các thuộc tính như kích thước và màu sắc, và mỗi biến thể có SKU và số lượng tồn kho riêng.

4. Kiểm kê kho (inventory count) — việc đếm vật lý những gì có trên kệ và đối chiếu nó với những gì hệ thống ghi nhận. Khoảng cách giữa hai số liệu là sự hao hụt: mất trộm, hư hỏng và đếm sai.

5. Đơn đặt hàng (PO) — tài liệu bạn gửi cho nhà cung cấp để đặt hàng kho. Nhận hàng dựa trên PO là cách cập nhật số lượng của bạn một cách chính xác thay vì đoán mò.

6. COGS — giá vốn hàng bán (cost of goods sold): chi phí thực tế của số hàng hóa bạn đã bán. Doanh thu trừ đi COGS là lợi nhuận gộp của bạn, con số quyết định xem cửa hàng có hoạt động hiệu quả hay không.

Những thuật ngữ nào xuất hiện trong hoạt động hàng ngày?

Đây là những từ mà nhân viên của bạn sẽ sử dụng trong mỗi lần mở và đóng quầy.

1. Tiền lẻ dự phòng (Float) — số tiền mặt ban đầu được đặt trong ngăn kéo vào đầu phiên để nhân viên có thể trả lại tiền thừa. Được đếm khi mở quầy và đếm lại khi đóng quầy.

2. Báo cáo cuối phiên — bản tóm tắt doanh số, thuế và tiền tip được tạo ra khi một phiên bán hàng đóng lại. Các hệ thống cũ gọi là báo cáo Z; trong Final, đó là báo cáo End of Session.

3. Hủy giao dịch (Void) — hủy bỏ một giao dịch trước khi nó hoàn tất hoặc quyết toán. Không có dòng tiền dịch chuyển, không có gì để hoàn trả.

4. Hoàn tiền (Refund) — trả lại tiền sau khi giao dịch bán hàng đã được quyết toán, quay trở lại phương thức thanh toán ban đầu. Chậm hơn hủy giao dịch và nó hiển thị trong báo cáo của bạn dưới dạng một sự kiện riêng biệt.

5. Thanh toán chia nhỏ (Split payment) — một hóa đơn được thanh toán bằng nhiều phương thức hoặc bởi nhiều người trả tiền: một nửa thẻ, một nửa tiền mặt, hoặc ba người bạn chia đều một bàn ăn.

6. Nhóm thuế — tập hợp các mức thuế được áp dụng cùng nhau cho một sản phẩm, để một mặt hàng duy nhất có thể chịu thuế liên bang và thuế tỉnh bang trong một lần chỉ định. Thiết lập đúng những điều này vào ngày đầu tiên sẽ giúp bạn tránh được việc dọn dẹp phiền phức sau này.

Còn các thuật ngữ phần mềm thì sao?

Hai thuật ngữ mô tả cách toàn bộ hệ thống vận hành chứ không phải bất kỳ tính năng đơn lẻ nào.

1. Cloud POS — hệ thống có dữ liệu nằm trên các máy chủ từ xa thay vì tại máy thu ngân. Bạn có thể kiểm tra doanh số từ bất kỳ đâu và việc thêm địa điểm thứ hai không có nghĩa là phải bắt đầu lại từ đầu.

2. Chế độ ngoại tuyến — POS tiếp tục thực hiện bán hàng khi mất mạng internet và đồng bộ hóa sau khi có mạng trở lại. Hãy hỏi bất kỳ nhà cung cấp nào chính xác những chức năng nào hoạt động được khi ngoại tuyến; các câu trả lời thực tế rất khác nhau.

Từ vựng sẽ đi về đâu từ đây?

Mọi thuật ngữ trong danh sách này tồn tại vì một thứ gì đó tại quầy thanh toán được quản lý, đối chiếu hoặc có khả năng xảy ra lỗi. Đó cũng là lý do tại sao một mô hình AI có thể phác thảo một màn hình thanh toán thuyết phục trong vài phút nhưng vẫn còn rất xa mới trở thành một hệ thống có thể bán được — cơ sở hạ tầng mà những từ này mô tả mới là phần khó khăn. Nếu bạn muốn thấy các thuật ngữ này hoạt động thực tế hơn là trên một danh sách, có một quy trình làm việc đầy đủ để xây dựng một POS tùy chỉnh với ChatGPT.

Đối với từ vựng riêng của nền tảng — Stations, Flows, Smart Grids — Thuật ngữ Merchant Hub sẽ tiếp nối nơi danh sách này kết thúc, và biểu phí được công bố của Final Pay là một ví dụ cụ thể về định giá cố định nếu bạn muốn xem thuật ngữ thứ 9 trên một bảng phí thực tế.