Terminologie POS: 30 de termeni pe care orice comerciant nou ar trebui să îi cunoască

Terminologia POS se împarte în patru categorii: hardware, plăți, stocuri și operațiuni zilnice. Cei 30 de termeni de mai jos acoperă toate cele patru categorii într-un limbaj simplu, astfel încât să puteți citi un extras de la procesator, să efectuați o inventariere și să închideți o casă de marcat fără a ghici ce înseamnă fiecare lucru. Dacă doriți mai întâi o imagine de ansamblu, începeți cu ce este un sistem POS și cum se integrează componentele sale, apoi reveniți pentru vocabular.

Ce termeni hardware veți auzi mai întâi?

Echipamentul fizic de pe tejgheaua dumneavoastră apare în fiecare discuție de vânzare și în fiecare apel de asistență, așa că începeți de aici.

1. Terminal POS — dispozitivul care rulează software-ul punctului de vânzare: o tabletă, o casă de marcat cu ecran tactil sau un telefon. Oamenii folosesc termenul „terminal” în mod liber atât pentru acesta, cât și pentru cititorul de carduri, ceea ce provoacă confuzii reale la comandarea echipamentelor hardware.

2. Terminal de plată (cititor de carduri) — dispozitivul certificat care citește plățile prin cip, bandă magnetică și contactless. Certificarea contează: tranzacțiile cu cardul prezent trebuie să ruleze prin hardware aprobat, nu prin orice dispozitiv ieftin.

3. Imprimantă de bonuri — aproape întotdeauna o imprimantă termică. Fără cerneală, folosește hârtie termosensibilă și, de obicei, are și rolul de declanșator care deschide sertarul de numerar.

4. Sertar de numerar — sertarul securizat de sub tejghea, deschis de POS sau de imprimantă și nu cu o cheie, astfel încât fiecare deschidere să fie asociată cu o tranzacție.

5. Scaner de coduri de bare — citește codurile de bare pentru ca personalul să selecteze exact produsul dorit, în loc să îl introducă manual. Cea mai ieftină modalitate de a reduce atât timpul de plată, cât și erorile de preț.

6. Ecran orientat către client — un al doilea ecran orientat spre client care afișează articolele selectate, totalul și, adesea, o opțiune pentru bacșiș.

Ce termeni de plată vă afectează direct costurile?

Mulți dintre aceștia reprezintă elemente distincte pe extrasul dumneavoastră lunar, ceea ce îi face cei mai costisitori termeni de pe această listă dacă sunt înțeleși greșit.

1. Procesator de plăți — compania care transferă banii de pe cardul clientului în contul dumneavoastră bancar și oprește un comision din fiecare tranzacție pentru acest serviciu.

2. Gateway de plată — nivelul software care transmite în siguranță datele tranzacției către procesator. În mediul online, gateway-ul preia datele cardului; în persoană, terminalul de plată se ocupă de această sarcină.

3. Interschimb (Interchange) — comisionul stabilit de rețelele de carduri și plătit băncii clientului la fiecare tranzacție cu cardul. Acesta reprezintă tariful de bază sub care nu va coborî nicio ofertă de preț; tarifele fixe pur și simplu îl includ într-o singură valoare previzibilă.

4. Card-present (card prezent) — cardul sau portofelul digital de pe telefon este atins, introdus sau trecut fizic prin cititor la tejghea. Risc de fraudă mai mic, deci tarife mai mici.

5. Card-not-present (card absent) — cardul nu este citit fizic: comenzi online, introduceri manuale de date, comenzi telefonice. Risc mai mare, tarife mai mari și sursa majorității refuzurilor la plată.

6. MOTO — Mail Order / Telephone Order (Comandă prin poștă / Comandă telefonică). O metodă de tip „card absent” în care personalul dumneavoastră introduce manual datele cardului pe care clientul le furnizează de la distanță.

7. Contactless (tap to pay) — plăți NFC efectuate cu un card, telefon sau ceas. „Tap to Pay pe mobil” înseamnă acceptarea acestora direct pe un telefon compatibil, fără un cititor separat.

8. PCI DSS — Payment Card Industry Data Security Standard (Standardul de securitate a datelor din industria cardurilor de plată), regulile de securitate pentru oricine gestionează date de card. Majoritatea comercianților mici își mențin conformitatea prin utilizarea de hardware certificat și completarea unui chestionar anual de autoevaluare.

9. Refuz la plată (Chargeback) — o tranzacție anulată de banca deținătorului de card în urma unei dispute. Pierdeți vânzarea, plătiți o taxă de dispută și recuperați banii doar dacă aduceți dovezi precum bonuri și confirmări de livrare.

10. Decontare (Payout) — momentul în care procesatorul dumneavoastră depune efectiv încasările de pe card în contul dumneavoastră bancar, de obicei la o zi sau două după vânzare. Există și decontări instantanee, dar acestea implică costuri suplimentare.

Ce înseamnă termenii privind stocurile?

Vocabularul privind stocurile determină dacă cifrele din stoc sunt de încredere, ceea ce determină dacă rapoartele dumneavoastră sunt de încredere.

1. SKU — stock keeping unit (unitate de stoc): codul dumneavoastră intern pentru un articol vandabil. Un singur cod SKU pentru fiecare variantă, iar acesta vă aparține dumneavoastră, nu producătorului.

2. Cod de bare (UPC/EAN) — codul imprimat pe produsul în sine, alocat de producător. UPC domină în America de Nord, iar EAN în majoritatea celorlalte regiuni. Codul dumneavoastră SKU și codul de bare pot fi asociate aceluiași articol fără a fi același cod.

3. Variantă — o versiune specifică a unui produs, cum ar fi un tricou albastru mărimea M. Variantele sunt create pe baza unor atribute precum mărimea și culoarea, iar fiecare primește propriul cod SKU și număr de stoc.

4. Inventariere (numărarea stocului) — numărarea fizică a produselor de pe raft și reconcilierea acestora cu datele din sistem. Diferența dintre cele două reprezintă pierderea de stoc: furturi, deteriorări și erori de numărare.

5. Comandă de achiziție (PO) — documentul pe care îl trimiteți unui furnizor pentru a comanda stoc. Recepția mărfurilor pe baza unei comenzi de achiziție este cea care actualizează corect stocurile, eliminând aproximările.

6. COGS — cost of goods sold (costul bunurilor vândute): costul real al stocului pe care l-ați vândut. Venitul minus COGS reprezintă marja dumneavoastră brută, cifra care determină dacă magazinul este profitabil.

Ce termeni apar în operațiunile zilnice?

Acestea sunt cuvintele pe care personalul dumneavoastră le va folosi la fiecare deschidere și închidere.

1. Fond de rulaj (Float) — numerarul inițial plasat în sertar la începutul unei sesiuni pentru ca personalul să poată oferi rest. Se înregistrează la deschidere și se verifică la închidere.

2. Raport de sfârșit de sesiune — rezumatul vânzărilor, taxelor și bacșișurilor generat la închiderea unei sesiuni a casei de marcat. Sistemele mai vechi îl numesc raport Z; în Final acesta este Raportul de Sfârșit de Sesiune.

3. Anulare (Void) — anularea unei tranzacții înainte ca aceasta să fie finalizată sau decontată. Nu se transferă bani, nu este necesară nicio retur.

4. Rambursare (Refund) — returnarea banilor după ce o vânzare a fost decontată, înapoi pe metoda de plată inițială. Este un proces mai lent decât o anulare și apare în rapoarte ca un eveniment distinct.

5. Plată divizată — o singură notă de plată achitată prin mai multe metode sau de către mai mulți plătitori: jumătate cu cardul, jumătate cash, sau trei prieteni care împart nota la o masă.

6. Grup de taxe — setul de cote de impozitare aplicate împreună unui produs, astfel încât un singur articol să poată include taxa federală și cea provincială într-o singură alocare. Configurarea corectă a acestora din prima zi vă scutește de corecții dificile ulterior.

Ce putem spune despre termenii software?

Doi termeni descriu modul în care se comportă întregul sistem, mai degrabă decât o singură funcționalitate.

1. Cloud POS — un sistem ale cărui date sunt stocate pe servere la distanță, nu pe casa de marcat. Puteți verifica vânzările de oriunde, iar adăugarea unei a doua locații nu înseamnă că trebuie să o luați de la capăt.

2. Modul offline — sistemul POS continuă să înregistreze vânzări atunci când conexiunea la internet cade și se sincronizează odată ce aceasta revine. Întrebați orice furnizor exact ce funcții rămân active offline; răspunsurile sincere variază considerabil.

În ce direcție se îndreaptă vocabularul de aici?

Fiecare termen de pe această listă există deoarece un element de la casa de marcat este reglementat, reconciliat sau predispus la erori. Acesta este și motivul pentru care un model de IA poate schița un ecran de plată convingător în câteva minute, dar este încă departe de un sistem pregătit pentru vânzare — infrastructura pe care o descriu aceste cuvinte reprezintă partea dificilă. Dacă preferați să vedeți acești termeni în acțiune mai degrabă decât pe o listă, există un flux de lucru complet pentru construirea unui POS personalizat cu ChatGPT.

Pentru vocabularul specific platformei — Stații, Fluxuri, Grile Inteligente — Glosarul Merchant Hub continuă de unde se termină această listă, iar tarifele publice ale Final Pay reprezintă un exemplu concret de tarifare fixă dacă doriți să vedeți termenul 9 pe o listă reală de tarife.