คำศัพท์เกี่ยวกับ POS: 30 คำศัพท์ที่ร้านค้าใหม่ทุกคนควรรู้

คำศัพท์เกี่ยวกับ POS แบ่งออกเป็นสี่กลุ่ม ได้แก่ ฮาร์ดแวร์ ระบบชำระเงิน สินค้าคงคลัง และการดำเนินงานประจำวัน คำศัพท์ทั้ง 30 คำด้านล่างนี้จะอธิบายทั้งหมดด้วยภาษาทั่วไป เพื่อให้คุณสามารถอ่านใบแจ้งยอดค่าบริการ ตรวจนับสินค้าคงคลัง และปิดยอดเครื่องคิดเงินได้โดยไม่ต้องเดาความหมาย หากคุณต้องการเห็นภาพรวมก่อน ให้เริ่มต้นด้วยบทความ ระบบ POS คืออะไรและส่วนประกอบต่าง ๆ ทำงานร่วมกันอย่างไร แล้วค่อยกลับมาดูคำศัพท์เหล่านี้

คำศัพท์เกี่ยวกับฮาร์ดแวร์ที่คุณจะได้ยินเป็นอันดับแรกคืออะไร?

อุปกรณ์จริงบนเคาน์เตอร์ของคุณจะถูกพูดถึงในทุกการสนทนาเรื่องการขายและทุกการโทรติดต่อฝ่ายสนับสนุน ดังนั้นให้เริ่มต้นที่นี่

1. เครื่อง POS (POS terminal) — อุปกรณ์ที่รันซอฟต์แวร์ระบบขายหน้าร้านของคุณ เช่น แท็บเล็ต เครื่องคิดเงินหน้าจอสัมผัส หรือโทรศัพท์ ผู้คนมักเรียกคำว่า "terminal" แบบกว้าง ๆ สำหรับทั้งเครื่องนี้และเครื่องรูดบัตร ซึ่งทำให้เกิดความสับสนเมื่อสั่งซื้อฮาร์ดแวร์

2. เครื่องรูดบัตร (Payment terminal) — อุปกรณ์ที่ได้รับการรับรองซึ่งทำหน้าที่อ่านชิป รูดบัตร และรับชำระเงินแบบไร้สัมผัส การรับรองมีความสำคัญ: ธุรกรรมแบบแตะบัตรหน้าร้านต้องทำงานผ่านฮาร์ดแวร์ที่ได้รับการอนุมัติ ไม่ใช่อุปกรณ์ใดก็ได้ที่ราคาถูกที่สุด

3. เครื่องพิมพ์ใบเสร็จ (Receipt printer) — เกือบทั้งหมดเป็นเครื่องพิมพ์ระบบความร้อน (Thermal printer) ไม่ใช้หมึก ใช้กระดาษไวต่อความร้อน และมักทำหน้าที่เป็นตัวกระตุ้นให้ลิ้นชักเก็บเงินเด้งเปิดออก

4. ลิ้นชักเก็บเงิน (Cash drawer) — ลิ้นชักที่มีระบบล็อกใต้เคาน์เตอร์ เปิดโดยระบบ POS หรือเครื่องพิมพ์แทนการใช้กุญแจ เพื่อให้การเปิดทุกครั้งเชื่อมโยงกับธุรกรรม

5. เครื่องสแกนบาร์โค้ด (Barcode scanner) — ทำหน้าที่อ่านบาร์โค้ดเพื่อให้พนักงานดึงข้อมูลสินค้าที่ถูกต้องขึ้นมาแทนการคีย์ข้อมูลด้วยมือ เป็นวิธีที่ประหยัดที่สุดในการลดทั้งเวลาชำระเงินและข้อผิดพลาดในการใส่ราคา

6. หน้าจอฝั่งลูกค้า (Customer-facing display) — หน้าจอที่สองที่หันไปทางลูกค้าเพื่อแสดงรายการสินค้า ยอดรวม และมักจะมีหน้าจอสำหรับใส่ทิป

คำศัพท์เกี่ยวกับระบบชำระเงินใดที่ส่งผลต่อต้นทุนของคุณจริง ๆ?

คำศัพท์เหล่านี้หลายคำเป็นรายการในใบแจ้งยอดรายเดือนของคุณ ซึ่งทำให้คำศัพท์เหล่านี้เป็นคำศัพท์ที่แพงที่สุดในรายการนี้หากคุณเข้าใจผิด

1. ผู้ให้บริการประมวลผลการชำระเงิน (Payment processor) — บริษัทที่ทำหน้าที่โอนเงินจากบัตรของลูกค้าไปยังบัญชีธนาคารของคุณ และหักเปอร์เซ็นต์จากทุกธุรกรรมเป็นค่าบริการ

2. ช่องทางการชำระเงิน (Payment gateway) — เลเยอร์ซอฟต์แวร์ที่ส่งข้อมูลธุรกรรมไปยังผู้ให้บริการประมวลผลอย่างปลอดภัย สำหรับออนไลน์ ช่องทางนี้จะบันทึกรายละเอียดบัตร ส่วนหน้าร้าน เครื่องรูดบัตรจะทำหน้าที่นั้น

3. ค่าธรรมเนียม Interchange — ค่าธรรมเนียมที่กำหนดโดยเครือข่ายบัตรและจ่ายให้กับธนาคารของลูกค้าในทุกธุรกรรมผ่านบัตร เป็นต้นทุนขั้นต่ำของทุกอัตราค่าบริการที่คุณจะได้รับเสนอราคา การกำหนดราคาแบบอัตราคงที่ (Flat-rate) จะรวมค่าธรรมเนียมนี้ไว้ในตัวเลขเดียวที่คาดการณ์ได้

4. การชำระเงินแบบแตะบัตรหน้าร้าน (Card-present) — บัตรหรือกระเป๋าเงินบนโทรศัพท์ถูกแตะ เสียบ หรือรูดจริงที่เคาน์เตอร์ของคุณ มีความเสี่ยงต่อการฉ้อโกงต่ำกว่า อัตราค่าบริการจึงถูกกว่า

5. การชำระเงินแบบไม่แตะบัตรหน้าร้าน (Card-not-present) — บัตรไม่ได้ถูกอ่านจริงหน้าร้าน เช่น คำสั่งซื้อออนไลน์ การคีย์ข้อมูลบัตรด้วยมือ คำสั่งซื้อทางโทรศัพท์ มีความเสี่ยงสูงกว่า อัตราค่าบริการจึงสูงกว่า และเป็นที่มาของรายการปฏิเสธการชำระเงิน (Chargeback) ส่วนใหญ่ของคุณ

6. MOTO — Mail Order / Telephone Order วิธีการชำระเงินแบบไม่แตะบัตรหน้าร้านที่พนักงานของคุณคีย์รายละเอียดบัตรที่ลูกค้าแจ้งจากระยะไกล

7. การชำระเงินแบบไร้สัมผัส (Contactless / tap to pay) — การชำระเงินผ่าน NFC จากบัตร โทรศัพท์ หรือนาฬิกา คำว่า "Tap to Pay บนมือถือ" หมายถึงการรับชำระเงินโดยตรงบนโทรศัพท์ที่รองรับโดยไม่ต้องมีเครื่องอ่านบัตรแยกต่างหาก

8. PCI DSS — มาตรฐาน PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard) ซึ่งเป็นกฎความปลอดภัยสำหรับใครก็ตามที่จัดการข้อมูลบัตร ร้านค้าขนาดเล็กส่วนใหญ่จะปฏิบัติตามข้อกำหนดนี้ได้โดยการใช้ฮาร์ดแวร์ที่ได้รับการรับรองและกรอกแบบสอบถามประเมินตนเองประจำปี

9. การปฏิเสธการชำระเงิน (Chargeback) — ธุรกรรมที่ถูกดึงเงินคืนโดยธนาคารของผู้ถือบัตรหลังจากเกิดข้อพิพาท คุณจะสูญเสียยอดขายนั้น ต้องจ่ายค่าธรรมเนียมข้อพิพาท และจะได้เงินคืนก็ต่อเมื่อคุณชนะด้วยหลักฐาน เช่น ใบเสร็จและการยืนยันการจัดส่ง

10. การโอนเงินเข้าบัญชี (Payout / settlement) — ช่วงเวลาที่ผู้ให้บริการประมวลผลโอนเงินที่ได้จากการรับบัตรเข้าบัญชีธนาคารของคุณ โดยทั่วไปจะใช้เวลาหนึ่งหรือสองวันหลังการขาย การโอนเงินทันที (Instant payout) มีให้บริการแต่ต้องเสียค่าธรรมเนียมเพิ่มเติม

คำศัพท์เกี่ยวกับสินค้าคงคลังมีความหมายอย่างไร?

คำศัพท์เกี่ยวกับสินค้าคงคลังจะเป็นตัวกำหนดว่าตัวเลขสินค้าของคุณน่าเชื่อถือหรือไม่ ซึ่งจะเป็นตัวกำหนดว่ารายงานของคุณน่าเชื่อถือเพียงใด

1. SKU — Stock Keeping Unit: รหัสภายในของคุณสำหรับสินค้าที่ขายได้หนึ่งรายการ หนึ่ง SKU ต่อหนึ่งตัวเลือกสินค้า และรหัสนี้เป็นของคุณ ไม่ใช่ของผู้ผลิต

2. บาร์โค้ด (UPC/EAN) — รหัสที่พิมพ์อยู่บนตัวสินค้า ซึ่งกำหนดโดยผู้ผลิต รหัส UPC จะใช้มากในอเมริกาเหนือ ส่วน EAN จะใช้ในภูมิภาคอื่น ๆ ส่วนใหญ่ SKU ของคุณและบาร์โค้ดสามารถเชื่อมโยงไปยังสินค้าเดียวกันได้โดยไม่จำเป็นต้องเป็นรหัสเดียวกัน

3. ตัวเลือกสินค้า (Variant) — เวอร์ชันเฉพาะของสินค้า เช่น เสื้อยืดสีน้ำเงินไซส์ M ตัวเลือกสินค้าจะสร้างขึ้นจากคุณลักษณะต่าง ๆ เช่น ขนาดและสี และแต่ละตัวเลือกจะมี SKU และจำนวนสินค้าคงคลังของตัวเอง

4. การตรวจนับสินค้าคงคลัง (Stocktake) — การนับสินค้าจริงบนชั้นวางและนำมาเปรียบเทียบกับสิ่งที่ระบบระบุไว้ ส่วนต่างระหว่างทั้งสองคือสินค้าสูญหาย (Shrinkage): การโจรกรรม การชำรุดเสียหาย และการนับผิดพลาด

5. ใบสั่งซื้อ (Purchase order / PO) — เอกสารที่คุณส่งให้ซัพพลายเออร์เพื่อสั่งซื้อสินค้า การรับสินค้าตามใบสั่งซื้อคือสิ่งที่ช่วยอัปเดตจำนวนสินค้าของคุณให้ถูกต้อง แทนที่จะใช้การคาดเดา

6. COGS — Cost of Goods Sold: ต้นทุนของสินค้าที่คุณขายไป รายได้หัก COGS คือกำไรขั้นต้นของคุณ ซึ่งเป็นตัวเลขที่ตัดสินว่าร้านค้าจะอยู่รอดได้หรือไม่

คำศัพท์ใดที่พบเจอในการดำเนินงานประจำวัน?

นี่คือคำศัพท์ที่พนักงานของคุณจะใช้ในทุกการเปิดและปิดร้าน

1. เงินทอนตั้งต้น (Float) — เงินสดเริ่มต้นที่ใส่ไว้ในลิ้นชักเมื่อเริ่มเซสชันเพื่อให้พนักงานมีเงินทอน นับเข้าเมื่อเปิดร้าน นับออกเมื่อปิดร้าน

2. รายงานสิ้นสุดเซสชัน (End-of-session report) — สรุปยอดขาย ภาษี และทิป ที่เกิดขึ้นเมื่อปิดเซสชันเครื่องคิดเงิน ระบบเก่าจะเรียกว่า Z-report ส่วนใน Final จะเรียกว่ารายงานสิ้นสุดเซสชัน (End of Session report)

3. การยกเลิกรายการ (Void) — การยกเลิกธุรกรรมก่อนที่จะเสร็จสมบูรณ์หรือโอนเงิน ไม่มีการเคลื่อนไหวของเงิน และไม่มีรายการคืนสินค้า

4. การคืนเงิน (Refund) — การคืนเงินหลังจากธุรกรรมเสร็จสมบูรณ์แล้ว กลับไปยังวิธีการชำระเงินเดิม ขั้นตอนนี้จะช้ากว่าการยกเลิกรายการและจะแสดงในรายงานของคุณเป็นรายการเฉพาะของตัวเอง

5. การแยกชำระเงิน (Split payment) — บิลใบเดียวที่ชำระด้วยวิธีการชำระเงินมากกว่าหนึ่งวิธี หรือโดยผู้จ่ายมากกว่าหนึ่งคน: บัตรครึ่งหนึ่ง เงินสดครึ่งหนึ่ง หรือเพื่อนสามคนแยกกันจ่ายสำหรับโต๊ะเดียว

6. กลุ่มภาษี (Tax group) — ชุดอัตราภาษีที่ใช้ร่วมกันกับสินค้า เพื่อให้สินค้าชิ้นเดียวสามารถรับภาษีของรัฐและจังหวัดได้ในการกำหนดค่าครั้งเดียว การตั้งค่าส่วนนี้ให้ถูกต้องตั้งแต่วันแรกจะช่วยประหยัดเวลาในการแก้ไขปัญหาในภายหลัง

แล้วคำศัพท์เกี่ยวกับซอฟต์แวร์ล่ะ?

มีสองคำศัพท์ที่อธิบายลักษณะการทำงานของระบบทั้งหมด แทนที่จะเป็นฟีเจอร์เดี่ยว ๆ

1. Cloud POS — ระบบที่ข้อมูลทั้งหมดจัดเก็บไว้บนเซิร์ฟเวอร์ระยะไกลแทนที่จะอยู่บนเครื่องคิดเงิน คุณสามารถตรวจสอบยอดขายได้จากทุกที่ และการเพิ่มสาขาที่สองก็ไม่ได้หมายความว่าต้องเริ่มระบบใหม่ทั้งหมด

2. โหมดออฟไลน์ (Offline mode) — ระบบ POS ยังคงรับยอดขายได้เมื่ออินเทอร์เน็ตหลุด และจะซิงค์ข้อมูลเมื่ออินเทอร์เน็ตกลับมาใช้งานได้ โปรดถามผู้ให้บริการทุกรายอย่างเจาะจงว่าฟังก์ชันใดบ้างที่ยังทำงานได้ในโหมดออฟไลน์ เพราะคำตอบที่แท้จริงนั้นมีความแตกต่างกันมาก

คำศัพท์เหล่านี้จะนำไปใช้อย่างไรต่อ?

ทุกคำศัพท์ในรายการนี้เกิดขึ้นเพราะมีบางสิ่งบางอย่างที่เคาน์เตอร์ชำระเงินที่ต้องได้รับการควบคุม กระทบยอด หรือมีโอกาสทำงานผิดพลาด นั่นคือเหตุผลที่โมเดล AI สามารถร่างหน้าจอชำระเงินที่ดูน่าเชื่อถือได้ในไม่กี่นาที แต่ก็ยังห่างไกลจากระบบที่ใช้งานได้จริง — โครงสร้างพื้นฐานที่คำศัพท์เหล่านี้อธิบายคือส่วนที่ยากที่สุด หากคุณต้องการเห็นคำศัพท์เหล่านี้ในการทำงานจริงมากกว่าการดูจากรายการ มีขั้นตอนการทำงานแบบเต็มรูปแบบสำหรับ การสร้างระบบ POS ที่กำหนดเองด้วย ChatGPT

สำหรับคำศัพท์เฉพาะของแพลตฟอร์ม เช่น Stations, Flows, Smart Grids สามารถดูต่อได้ที่ Merchant Hub Glossary และ ตารางราคาของ Final Pay เป็นตัวอย่างที่เป็นรูปธรรมของการกำหนดราคาแบบอัตราคงที่ หากคุณต้องการดูคำศัพท์ข้อที่ 9 บนบัตรอัตราค่าบริการจริง