POS-Terminologie: 30 Begriffe, die jeder neue Händler kennen sollte
Vom Interbankenentgelt bis zur Inventur: Diese 30 POS-Begriffe decken die Hardware, Zahlungen, das Inventar und die täglichen Abläufe ab, mit denen jeder neue Händler im ersten Monat konfrontiert wird.
Die POS-Terminologie lässt sich in vier Bereiche unterteilen: Hardware, Zahlungen, Inventar und tägliche Abläufe. Die folgenden 30 Begriffe decken alle vier Bereiche verständlich ab, damit Sie Abrechnungen von Zahlungsabwicklern verstehen, eine Inventur durchführen und eine Kasse abrechnen können, ohne raten zu müssen. Wenn Sie sich zuerst einen Überblick verschaffen möchten, beginnen Sie mit der Erklärung, was ein POS-System ist und wie die Teile zusammenpassen, und kehren Sie dann für das Fachvokabular hierher zurück.
Welche Hardware-Begriffe werden Sie zuerst hören?
Die physische Ausstattung auf Ihrer Theke ist Thema in jedem Verkaufsgespräch und jedem Support-Anruf. Beginnen Sie also hier.
POS-Terminal – das Gerät, auf dem Ihre POS-Software läuft: ein Tablet, eine Touchscreen-Kasse oder ein Smartphone. Der Begriff „Terminal“ wird oft ungenau sowohl hierfür als auch für das Kartenlesegerät verwendet, was bei der Hardware-Bestellung zu Verwirrung führen kann.
Zahlungsterminal (Kartenlesegerät) – das zertifizierte Gerät, das Chip-, Magnetstreifen- und kontaktlose Zahlungen liest. Die Zertifizierung ist wichtig: Kartenzahlungen müssen über zugelassene Hardware laufen, nicht über das günstigste beliebige Gerät.
Belegdrucker – fast immer ein Thermodrucker. Er benötigt keine Tinte, arbeitet mit hitzeempfindlichem Papier und dient meist auch als Auslöser zum Öffnen der Kassenschublade.
Kassenschublade – die abschließbare Schublade unter der Theke, die durch das POS oder den Drucker und nicht durch einen Schlüssel geöffnet wird, sodass jedes Öffnen mit einer Transaktion verknüpft ist.
Barcodescanner – liest Barcodes ein, damit Mitarbeiter genau das richtige Produkt aufrufen, anstatt es manuell einzugeben. Der einfachste Weg, sowohl die Checkout-Zeit als auch Preisfehler zu reduzieren.
Kundendisplay – ein zweiter Bildschirm, der zum Kunden zeigt und die einzelnen Artikel, den Gesamtbetrag und oft eine Trinkgeldaufforderung anzeigt.
Welche Zahlungsbegriffe beeinflussen Ihre Kosten tatsächlich?
Einige dieser Begriffe sind Posten auf Ihrer monatlichen Abrechnung. Sie misszuverstehen, kann Sie teuer zu stehen kommen.
Zahlungsabwickler (Payment Processor) – das Unternehmen, das das Geld von der Karte Ihres Kunden auf Ihr Bankkonto transferiert und dafür einen Anteil an jeder Transaktion einbehält.
Payment Gateway – die Software-Ebene, die Transaktionsdaten sicher an den Abwickler überträgt. Online erfasst das Gateway die Kartendaten; beim persönlichen Verkauf übernimmt das Zahlungsterminal diese Aufgabe.
Interchange (Interbankenentgelt) – die von den Kartennetzwerken festgelegte Gebühr, die bei jeder Kartentransaktion an die Bank des Kunden gezahlt wird. Sie bildet die Untergrenze für jeden Tarif, der Ihnen angeboten wird; Pauschalpreise fassen sie einfach in einer kalkulierbaren Zahl zusammen.
Card-Present (Karte vorhanden) – die Karte oder die Smartphone-Wallet wird physisch an Ihrer Theke aufgelegt, eingesteckt oder durchgezogen. Geringeres Betrugsrisiko, daher niedrigere Gebühren.
Card-Not-Present (Keine Karte vorhanden) – die Karte wird nicht physisch ausgelesen: Online-Bestellungen, manuelle Eingaben, telefonische Bestellungen. Höheres Risiko, höhere Gebühren und die Quelle der meisten Rückbelastungen.
MOTO – Mail Order / Telephone Order. Eine Card-Not-Present-Methode, bei der Ihre Mitarbeiter Kartendaten eingeben, die der Kunde ihnen aus der Ferne mitteilt.
Kontaktlos (Tap to Pay) – NFC-Zahlungen mit einer Karte, einem Smartphone oder einer Smartwatch. „Tap to Pay auf Mobilgeräten“ bedeutet, diese direkt auf einem unterstützten Smartphone ohne separates Lesegerät zu akzeptieren.
PCI DSS – der Payment Card Industry Data Security Standard, die Sicherheitsregeln für jeden, der mit Kartendaten arbeitet. Die meisten kleineren Händler erfüllen diese Vorgaben, indem sie zertifizierte Hardware nutzen und jährlich einen Selbstauskunftsfragebogen ausfüllen.
Chargeback (Rückbelastung) – eine Transaktion, die von der Bank des Karteninhabers nach einem Widerspruch rückgängig gemacht wird. Sie verlieren den Umsatz, zahlen eine Bearbeitungsgebühr und erhalten das Geld nur zurück, wenn Sie den Fall mit Belegen wie Quittungen und Lieferbestätigungen gewinnen.
Auszahlung (Settlement) – der Moment, in dem Ihr Zahlungsabwickler die Kartenumsätze tatsächlich auf Ihrem Bankkonto gutschreibt, in der Regel ein bis zwei Tage nach dem Verkauf. Sofortige Auszahlungen sind möglich, kosten aber extra.
Was bedeuten die Inventarbegriffe?
Das Inventar-Vokabular entscheidet darüber, ob Sie Ihren Bestandszahlen vertrauen können, was wiederum bestimmt, ob Ihre Berichte verlässlich sind.
SKU – Stock Keeping Unit: Ihr interner Code für einen verkaufsfähigen Artikel. Eine SKU pro Variante, und sie gehört Ihnen, nicht dem Hersteller.
Barcode (UPC/EAN) – der auf dem Produkt aufgedruckte Code, der vom Hersteller vergeben wird. UPC dominiert in Nordamerika, EAN in den meisten anderen Regionen. Ihre SKU und der Barcode können auf denselben Artikel verweisen, ohne derselbe Code zu sein.
Variante – eine bestimmte Version eines Produkts, z. B. ein blaues T-Shirt in Größe M. Varianten basieren auf Attributen wie Größe und Farbe, und jede Variante erhält eine eigene SKU und einen eigenen Lagerbestand.
Inventur (Bestandsaufnahme) – das physische Zählen der Bestände im Regal und der Abgleich mit den Systemdaten. Die Differenz zwischen beiden ist der Schwund: Diebstahl, Beschädigung und Zählfehler.
Bestellung (Purchase Order - PO) – das Dokument, das Sie an einen Lieferanten senden, um Ware zu bestellen. Der Wareneingang anhand einer Bestellung aktualisiert Ihre Bestände korrekt und verhindert Schätzungen.
COGS – Cost of Goods Sold (Wareneinsatz): Was die von Ihnen verkauften Waren im Einkauf tatsächlich gekostet haben. Umsatz minus COGS ergibt Ihre Bruttomarge – die Zahl, die darüber entscheidet, ob sich das Geschäft lohnt.
Welche Begriffe tauchen im täglichen Betrieb auf?
Diese Wörter werden Ihre Mitarbeiter bei jeder Öffnung und Schließung verwenden.
Wechselgeldbestand (Float) – das Bargeld, das zu Beginn einer Schicht in die Schublade gelegt wird, damit Mitarbeiter Wechselgeld herausgeben können. Wird beim Öffnen ein- und beim Schließen ausgezählt.
Tagesabschlussbericht – die Zusammenfassung von Verkäufen, Steuern und Trinkgeldern, die beim Schließen einer Kassensitzung erstellt wird. Ältere Systeme nennen dies Z-Bericht; in Final ist es der Tagesabschlussbericht.
Stornierung (Void) – das Abbrechen einer Transaktion, bevor sie abgeschlossen oder abgerechnet ist. Es fließt kein Geld, es muss nichts erstattet werden.
Rückerstattung (Refund) – das Zurückzahlen von Geld nach der Abrechnung eines Verkaufs auf die ursprüngliche Zahlungsmethode. Langsamer als eine Stornierung und wird in Ihren Berichten als eigenes Ereignis aufgeführt.
Geteilte Zahlung (Split Payment) – eine Rechnung, die mit mehr als einer Methode oder von mehr als einem Zahler beglichen wird: halb Karte, halb bar oder drei Freunde, die sich die Rechnung am Tisch teilen.
Steuergruppe – die Kombination von Steuersätzen, die gemeinsam auf ein Produkt angewendet werden, sodass ein einzelner Artikel Bundes- und Landessteuern in einer Zuweisung tragen kann. Dies am ersten Tag korrekt einzurichten, spart später mühsame Korrekturen.
Was ist mit den Software-Begriffen?
Zwei Begriffe beschreiben, wie sich das gesamte System verhält, und nicht nur eine einzelne Funktion.
Cloud-POS – ein System, dessen Daten auf Remote-Servern und nicht auf der Kasse selbst liegen. Sie können Verkäufe von überall aus einsehen, und die Eröffnung eines zweiten Standorts bedeutet nicht, dass Sie von vorne beginnen müssen.
Offline-Modus – das POS nimmt weiterhin Verkäufe an, wenn das Internet ausfällt, und synchronisiert sich, sobald die Verbindung wieder steht. Fragen Sie jeden Anbieter genau, welche Funktionen offline verfügbar bleiben; die ehrlichen Antworten gehen weit auseinander.
Wie geht es mit dem Vokabular weiter?
Jeder Begriff auf dieser Liste existiert, weil ein Vorgang an der Kasse reguliert, abgeglichen oder fehleranfällig ist. Das ist auch der Grund, warum ein KI-Modell zwar in wenigen Minuten einen überzeugenden Checkout-Bildschirm entwerfen kann, aber noch weit von einem verkaufsfertigen System entfernt ist – die Infrastruktur, die diese Wörter beschreiben, ist der schwierige Teil. Wenn Sie die Begriffe lieber in Aktion sehen möchten, finden Sie hier einen vollständigen Workflow zum Bauen eines benutzerdefinierten POS mit ChatGPT.
Für plattformspezifisches Vokabular – Stationen, Flows, Smart Grids – knüpft das Merchant Hub Glossar an diese Liste an, und die veröffentlichten Preise von Final Pay sind ein konkretes Beispiel für Pauschalpreise, falls Sie Begriff 9 auf einer echten Gebührenkarte sehen möchten.
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen einem Zahlungsabwickler und einem Payment-Gateway?
Der Zahlungsabwickler transferiert das Geld zwischen den Banken und behält einen Anteil an jeder Transaktion ein. Das Gateway ist die Softwareschicht, die die Kartendaten sicher an den Abwickler überträgt. Viele Anbieter bündeln heute beide Dienste in einem Service.
Was ist der Unterschied zwischen einer Stornierung und einer Rückerstattung?
Eine Stornierung bricht eine Transaktion ab, bevor sie abgerechnet wird, sodass kein Geld bewegt wird. Eine Rückerstattung gibt das Geld nach der Abrechnung an die ursprüngliche Zahlungsmethode des Kunden zurück und dauert in der Regel einige Werktage, bis sie verbucht ist.
Was ist Interchange in einfachen Worten?
Interchange ist die von den Kartennetzwerken festgelegte Gebühr, die von der kartenausgebenden Bank des Kunden erhoben und bei jeder Kartentransaktion fällig wird. Sie bildet die Grundkosten für jeden Tarif, den Ihnen ein Zahlungsabwickler anbietet.
Müssen sich kleine Händler um die PCI-Compliance kümmern?
Ja, jeder, der Kartenzahlungen akzeptiert, unterliegt PCI DSS. In der Praxis erfüllen die meisten kleinen Händler diese Anforderungen, indem sie zertifizierte Zahlungshardware und -software verwenden und jedes Jahr einen kurzen Fragebogen zur Selbsteinschätzung ausfüllen.
Was bedeutet Card-Present?
Eine Card-Present-Transaktion ist eine Transaktion, bei der die physische Karte oder die Smartphone-Wallet an Ihrer Kasse aufgelegt, eingesteckt oder durchgezogen wird. Sie birgt ein geringeres Betrugsrisiko als Card-Not-Present-Zahlungen und erhält daher günstigere Abwicklungsgebühren.