POS-terminologia: 30 termiä, jotka jokaisen uuden kauppiaan tulisi tietää

POS-terminologia jakautuu neljään kategoriaan: laitteistoon, maksuihin, varastonhallintaan ja päivittäiseen toimintaan. Alla olevat 30 termiä kattavat kaikki neljä selkeästi selitettynä, jotta voit lukea maksunvälittäjän raportteja, tehdä inventaarion ja sulkea kassan arvailematta, mitä mikäkin tarkoittaa. Jos haluat ensin laajemman kuvan, aloita lukemalla mikä POS-järjestelmä on ja miten sen osat liittyvät toisiinsa ja palaa sitten sanastoon.

Mitkä laitteistotermit kuulet ensimmäisenä?

Tiskilläsi olevat fyysiset laitteet nousevat esiin jokaisessa myyntikeskustelussa ja tukipuhelussa, joten aloita tästä.

1. POS-pääte — laite, jolla kassajärjestelmäohjelmisto pyörii: tabletti, kosketusnäytöllinen kassa tai puhelin. Sanaa "pääte" käytetään usein vapaasti sekä tästä että kortinlukijasta, mikä aiheuttaa sekaannusta laitteita tilattaessa.

2. Maksupääte (kortinlukija) — sertifioitu laite, joka lukee siru-, pyyhkäisy- ja lähimaksuja. Sertifioinnilla on väliä: paikan päällä tehtävien korttimaksujen on kuljettava hyväksytyn laitteiston kautta, ei minkä tahansa halvimman vempaimen.

3. Kuittitulostin — lähes aina lämpökirjoitin. Ei mustetta, lämpöherkkää paperia, ja se toimii yleensä myös laukaisimena, joka avaa kassalippaan.

4. Kassalipas — tiskin alla oleva lukittava laatikko, jonka avaa POS-järjestelmä tai tulostin avaimen sijaan, jotta jokainen avaaminen kytkeytyy maksutapahtumaan.

5. Viivakoodinlukija — lukee viivakoodeja, jotta henkilökunta saa näkyviin juuri oikean tuotteen sen manuaalisen syöttämisen sijaan. Halvin tapa lyhentää kassa-aikaa ja vähentää hinnoitteluvirheitä.

6. Asiakasnäyttö — asiakkaaseen päin suunnattu toinen näyttö, joka näyttää ostoskorin rivit, kokonaissumman ja usein myös tippipyynnön.

Mitkä maksutermit todella vaikuttavat kustannuksiisi?

Useat näistä ovat rivejä kuukausittaisessa tiliotteessasi, mikä tekee niistä tämän listan kalleimpia termejä ymmärtää väärin.

1. Maksunvälittäjä — yritys, joka siirtää rahaa asiakkaasi kortilta pankkitilillesi ja ottaa siitä osuuden jokaisesta maksutapahtumasta.

2. Maksuyhdyskäytävä — ohjelmistokerros, joka siirtää maksutapahtuman tiedot turvallisesti maksunvälittäjälle. Verkossa yhdyskäytävä kerää kortin tiedot; paikan päällä maksupääte hoitaa kyseisen tehtävän.

3. Interchange — korttiyhtiöiden määrittämä maksu, joka maksetaan asiakkaan pankille jokaisesta korttitapahtumasta. Se on pohjahinta kaikille tarjouksille, joita tulet koskaan saamaan; kiinteä hinnoittelu yksinkertaisesti paketoi sen yhdeksi ennustettavaksi numeroksi.

4. Card-present — korttia tai puhelinlompakkoa käytetään fyysisesti lähimaksulla, syöttämällä se lukijaan tai pyyhkäisemällä tiskilläsi. Pienempi petosriski, joten alhaisemmat kulut.

5. Card-not-present — korttia ei lueta fyysisesti: verkkotilaukset, manuaaliset syötöt, puhelintilaukset. Suurempi riski, korkeammat kulut ja suurin osa takaisinperinnöistäsi.

6. MOTO — Mail Order / Telephone Order (posti- ja puhelintilaus). Maksutapa, jossa kortti ei ole paikalla ja jossa henkilökuntasi syöttää kortin tiedot, jotka asiakas antaa heille etänä.

7. Contactless (tap to pay) — NFC-maksut kortilla, puhelimella tai kellolla. "Tap to Pay mobiililaitteella" tarkoittaa niiden vastaanottamista suoraan tuetulla puhelimella ilman erillistä lukijaa.

8. PCI DSS — Payment Card Industry Data Security Standard eli tietoturvastandardi kaikille, jotka käsittelevät korttitietoja. Useimmat pienet kauppiaat pysyvät vaatimustenmukaisina käyttämällä sertifioitua laitteistoa ja täyttämällä vuosittaisen itsearviointilomakkeen.

9. Chargeback — maksutapahtuma, jonka kortinhaltijan pankki peruu kiistan seurauksena. Menetät myynnin, maksat kiistelymaksun ja saat rahat takaisin vain, jos voitat kiistan todisteilla, kuten kuiteilla ja toimitusvahvistuksilla.

10. Payout (settlement) — hetki, jolloin maksunvälittäjä todellisuudessa tallettaa korttimaksutulot pankkitilillesi, yleensä päivä tai kaksi myynnin jälkeen. Pikatilityksiä on olemassa, ja ne maksavat ylimääräistä.

Mitä varastotermit tarkoittavat?

Varastosanasto ratkaisee, voiko varastolukuihisi luottaa, mikä puolestaan ratkaisee, voiko raportteihisi luottaa.

1. SKU — stock keeping unit (tuotenumero): sisäinen koodisi yhdelle myytävälle tuotteelle. Yksi SKU per variantti, ja se kuuluu sinulle, ei valmistajalle.

2. Barcode (UPC/EAN) — itse tuotteeseen painettu koodi, jonka valmistaja on määrittänyt. UPC on yleisin Pohjois-Amerikassa, EAN useimmilla muilla alueilla. SKU-koodisi ja viivakoodi voivat viitata samaan tuotteeseen olematta sama koodi.

3. Variant — tuotteen tietty versio, kuten sininen M-kokoinen t-paita. Variantteja luodaan ominaisuuksien, kuten koon ja värin, perusteella, ja jokainen saa oman SKU-koodinsa ja varastomääränsä.

4. Stocktake (inventory count) — hyllyssä olevien tuotteiden fyysinen laskeminen ja sen täsmäyttäminen järjestelmän lukujen kanssa. Niiden välinen ero on hävikkiä: varkauksia, rikkoutumisia ja laskentavirheitä.

5. Purchase order (PO) — asiakirja, jonka lähetät toimittajalle varaston tilaamiseksi. Vastaanottaminen ostotilausta vasten päivittää varastomäärät oikein arvailun sijaan.

6. COGS — cost of goods sold (myytyjen suoritteiden hankintameno): mitä myymäsi varasto todellisuudessa maksoi sinulle. Liikevaihto miinus COGS on katteesi, eli luku, joka ratkaisee, onko toiminta kannattavaa.

Mitkä termit nousevat esiin päivittäisessä toiminnassa?

Nämä ovat sanoja, joita henkilökuntasi käyttää joka kerta kassan avatessaan ja sulkiessaan.

1. Float — kassalippaaseen vuoron alussa asetettava käteinen, jotta henkilökunta voi antaa vaihtorahaa. Lasketaan sisään avattaessa ja ulos suljettaessa.

2. End-of-session report — myyntien, verojen ja tippien yhteenveto, joka luodaan kassavuoron sulkeutuessa. Vanhemmat järjestelmät kutsuvat sitä Z-raportiksi; Final-alustalla se on End of Session -raportti.

3. Void — maksutapahtuman peruuttaminen ennen sen valmistumista tai selvittämistä. Rahaa ei siirry, eikä mitään tarvitse palauttaa.

4. Refund — rahan palauttaminen sen jälkeen, kun kauppa on selvitetty, takaisin alkuperäiselle maksutavalle. Hitaampi kuin mitätöinti, ja se näkyy raporteissasi omana tapahtumanaan.

5. Split payment — yksi lasku, joka maksetaan useammalla kuin yhdellä tavalla tai useamman maksajan toimesta: puolet kortilla, puolet käteisellä tai kolme ystävystä jakamassa pöydän laskun.

6. Tax group — tuotteeseen yhdessä sovellettavat verokannat, jolloin yhdellä määrityksellä tuotteeseen voidaan soveltaa esimerkiksi liittovaltion ja provinssin veroa. Näiden saaminen oikein heti ensimmäisenä päivänä säästää kivuliaalta siivoustyöltä myöhemmin.

Entä ohjelmistotermit?

Kaksi termiä kuvailee koko järjestelmän toimintaa yksittäisen ominaisuuden sijaan.

1. Cloud POS — järjestelmä, jonka tiedot sijaitsevat etäpalvelimilla kassan sijaan. Voit tarkistaa myynnit mistä tahansa, eikä toisen toimipisteen lisääminen tarkoita aloittamista alusta.

2. Offline mode — POS-järjestelmä jatkaa myyntien vastaanottamista verkkoyhteyden katketessa ja synkronoi tiedot, kun yhteys palaa. Kysy miltä tahansa toimittajalta tarkasti, mitkä toiminnot toimivat offline-tilassa; rehelliset vastaukset vaihtelevat suuresti.

Miten sanastosta jatketaan tästä eteenpäin?

Jokainen tämän listan termi on olemassa siksi, että jokin kassalla tapahtuva asia on säänneltyä, täsmäytettävää tai voi mennä vikaan. Siksi tekoälymalli voi luonnostella vakuuttavan kassanäkymän minuuteissa, mutta olla silti kaukana myyntikelpoisesta järjestelmästä — näiden sanojen kuvailema infrastruktuuri on se vaikea osuus. Jos haluat mieluummin nähdä termit käytännössä kuin luettelona, tässä on täydellinen työnkulku räätälöidyn POS-järjestelmän rakentamiseen ChatGPT:llä.

Alustakohtaista sanastoa — Stations, Flows, Smart Grids — varten Merchant Hub Glossary jatkaa siitä, mihin tämä lista päättyy, ja Final Payn julkaistu hinnoittelu on konkreettinen esimerkki kiinteästä hinnoittelusta, jos haluat nähdä termin 9 todellisessa hinnastossa.