Terminologi POS: 30 Istilah yang Harus Diketahui Setiap Merchant Baru

Terminologi POS terbagi menjadi empat kategori: perangkat keras, pembayaran, inventaris, dan operasional harian. 30 istilah di bawah ini membahas keempat kategori tersebut dalam bahasa yang sederhana, sehingga Anda dapat membaca laporan penyedia pembayaran, menjalankan stocktake, dan menutup kasir tanpa harus menebak-nebak artinya. Jika Anda ingin melihat gambaran besarnya terlebih dahulu, mulailah dengan apa itu sistem POS dan bagaimana bagian-bagiannya saling terhubung, lalu kembali lagi untuk mempelajari kosakatanya.

Istilah perangkat keras apa yang akan Anda dengar pertama kali?

Perangkat fisik di konter Anda akan selalu muncul dalam setiap percakapan penjualan dan panggilan dukungan, jadi mulailah dari sini.

1. POS terminal — perangkat yang menjalankan perangkat lunak point-of-sale Anda: tablet, mesin kasir layar sentuh, atau ponsel. Orang-orang sering menyebut "terminal" secara bebas untuk perangkat ini dan pembaca kartu, yang sering kali menimbulkan kebingungan saat memesan perangkat keras.

2. Terminal pembayaran (pembaca kartu) — perangkat tersertifikasi yang membaca pembayaran chip, gesek, dan nirkontak. Sertifikasi itu penting: transaksi kartu fisik harus berjalan melalui perangkat keras yang disetujui, bukan sembarang perangkat murah.

3. Printer struk — hampir selalu berupa printer termal. Tanpa tinta, menggunakan kertas sensitif panas, dan biasanya juga berfungsi sebagai pemicu untuk membuka laci kas.

4. Laci kas — laci terkunci di bawah konter, dibuka oleh POS atau printer dan bukan dengan kunci manual, sehingga setiap pembukaan laci tercatat dalam transaksi.

5. Pemindai barcode — membaca barcode sehingga staf dapat memunculkan produk yang tepat tanpa harus mengetiknya secara manual. Cara termurah untuk memangkas waktu checkout dan kesalahan harga.

6. Tampilan menghadap pelanggan — layar kedua yang menghadap ke pelanggan yang menampilkan item belanjaan, total harga, dan sering kali petunjuk pengisian tip.

Istilah pembayaran mana yang benar-benar memengaruhi biaya Anda?

Beberapa dari istilah ini adalah rincian biaya pada laporan bulanan Anda, menjadikannya istilah yang paling merugikan jika sampai salah dipahami.

1. Penyedia pembayaran (payment processor) — perusahaan yang memindahkan uang dari kartu pelanggan ke rekening bank Anda dan mengambil potongan dari setiap transaksi sebagai imbalannya.

2. Gerbang pembayaran (payment gateway) — lapisan perangkat lunak yang mengirimkan data transaksi dengan aman ke penyedia pembayaran. Di online, gerbang pembayaran mengambil detail kartu; secara langsung, terminal pembayaran yang melakukan tugas tersebut.

3. Interchange — biaya yang ditetapkan oleh jaringan kartu dan dibayarkan ke bank pelanggan pada setiap transaksi kartu. Ini adalah biaya dasar dari setiap tarif yang ditawarkan kepada Anda; harga flat-rate menyatukan biaya ini ke dalam satu angka yang dapat diprediksi.

4. Kartu fisik (card-present) — kartu atau dompet ponsel secara fisik didekatkan, dimasukkan, atau digesek di konter Anda. Risiko penipuan lebih rendah, sehingga tarifnya lebih rendah.

5. Tanpa kartu fisik (card-not-present) — kartu tidak dibaca secara fisik: pesanan online, entri manual, pesanan telepon. Risiko lebih tinggi, tarif lebih tinggi, dan merupakan sumber sebagian besar chargeback Anda.

6. MOTO — Mail Order / Telephone Order. Metode tanpa kartu fisik di mana staf Anda memasukkan detail kartu yang diberikan pelanggan dari jarak jauh.

7. Nirkontak (tap to pay) — pembayaran NFC dari kartu, ponsel, atau jam tangan pintar. "Tap to Pay di seluler" berarti menerima pembayaran tersebut langsung di ponsel yang didukung tanpa pembaca terpisah.

8. PCI DSS — Payment Card Industry Data Security Standard, aturan keamanan untuk siapa saja yang menangani data kartu. Sebagian besar merchant kecil tetap patuh dengan menggunakan perangkat keras tersertifikasi dan mengisi kuesioner penilaian mandiri tahunan.

9. Chargeback — transaksi yang dibatalkan oleh bank pemegang kartu setelah adanya sengketa. Anda kehilangan penjualan, membayar biaya sengketa, dan mendapatkan uang kembali hanya jika Anda menang dengan bukti seperti struk dan konfirmasi pengiriman.

10. Pencairan (settlement) — momen ketika penyedia pembayaran Anda benar-benar menyetorkan hasil penjualan kartu ke rekening bank Anda, biasanya satu atau dua hari setelah penjualan. Pencairan instan tersedia dengan biaya tambahan.

Apa arti dari istilah inventaris?

Kosakata inventaris menentukan apakah jumlah stok Anda dapat dipercaya, yang kemudian menentukan apakah laporan Anda dapat diandalkan.

1. SKU — stock keeping unit: kode internal Anda untuk satu item yang dapat dijual. Satu SKU per varian, dan kode ini milik Anda, bukan milik produsen.

2. Barcode (UPC/EAN) — kode cetak pada produk itu sendiri, yang ditetapkan oleh produsen. UPC mendominasi Amerika Utara, sedangkan EAN mendominasi sebagian besar wilayah lainnya. SKU Anda dan barcode dapat dipetakan ke item yang sama tanpa harus menjadi kode yang sama.

3. Varian — satu versi spesifik dari suatu produk, seperti kaos biru ukuran sedang. Varian dibuat dari atribut seperti ukuran dan warna, dan masing-masing mendapatkan SKU dan jumlah stoknya sendiri.

4. Stocktake (perhitungan inventaris) — menghitung secara fisik apa yang ada di rak dan mencocokkannya dengan apa yang tercatat di sistem. Selisih antara keduanya disebut penyusutan (shrinkage): pencurian, kerusakan, dan salah hitung.

5. Purchase order (PO) — dokumen yang Anda kirim ke pemasok untuk memesan stok. Menerima barang berdasarkan PO adalah cara memperbarui jumlah stok Anda dengan benar, bukan dengan tebakan.

6. COGS — cost of goods sold (Harga Pokok Penjualan): biaya riil dari stok yang Anda jual. Pendapatan dikurangi COGS adalah margin kotor Anda, angka yang menentukan apakah toko Anda menghasilkan keuntungan.

Istilah mana yang muncul dalam operasional harian?

Ini adalah kata-kata yang akan digunakan staf Anda setiap kali membuka dan menutup toko.

1. Modal awal (float) — uang tunai awal yang ditempatkan di laci kas pada awal sesi agar staf dapat memberikan kembalian. Dihitung saat buka, dan dihitung kembali saat tutup.

2. Laporan akhir sesi — ringkasan penjualan, pajak, dan tip yang dihasilkan saat sesi kasir ditutup. Sistem lama menyebutnya laporan Z; di Final, ini disebut laporan End of Session.

3. Void — membatalkan transaksi sebelum selesai atau diselesaikan. Tidak ada perpindahan uang, tidak ada barang yang perlu dikembalikan.

4. Refund (pengembalian dana) — mengembalikan uang setelah penjualan diselesaikan, kembali ke metode pembayaran asli. Proses ini lebih lambat daripada void dan muncul di laporan Anda sebagai aktivitas tersendiri.

5. Pembayaran terpisah (split payment) — satu tagihan yang diselesaikan dengan lebih dari satu metode atau oleh lebih dari satu pembayar: setengah kartu, setengah tunai, atau tiga teman yang membagi tagihan meja.

6. Kelompok pajak — kumpulan tarif pajak yang diterapkan bersama pada suatu produk, sehingga satu item dapat dikenakan pajak federal dan provinsi dalam satu penetapan. Mengatur hal ini dengan benar di hari pertama akan menghindarkan Anda dari proses perbaikan yang rumit di kemudian hari.

Bagaimana dengan istilah perangkat lunak?

Dua istilah ini menjelaskan bagaimana seluruh sistem berperilaku, bukan sekadar fitur tunggal.

1. Cloud POS — sistem yang datanya disimpan di server jarak jauh, bukan di mesin kasir fisik. Anda dapat memeriksa penjualan dari mana saja, dan menambah lokasi kedua tidak berarti harus memulai dari awal.

2. Mode offline — POS tetap dapat menerima penjualan saat internet terputus dan melakukan sinkronisasi setelah internet kembali aktif. Tanyakan kepada vendor mana pun fungsi apa saja yang tetap berjalan saat offline; jawaban yang jujur biasanya sangat bervariasi.

Ke mana arah kosakata ini selanjutnya?

Setiap istilah dalam daftar ini ada karena aktivitas di meja kasir diatur oleh regulasi, perlu dicocokkan, atau memiliki potensi kesalahan. Itulah mengapa model AI dapat merancang layar checkout yang meyakinkan dalam hitungan menit namun masih sangat jauh dari sistem yang siap pakai — infrastruktur yang dijelaskan oleh kata-kata ini adalah bagian yang sulit. Jika Anda ingin melihat istilah-istilah ini diterapkan secara langsung daripada sekadar membaca daftar, ada alur kerja lengkap untuk membangun POS kustom dengan ChatGPT.

Untuk kosakata khusus platform — Station, Flow, Smart Grid — Glosarium Merchant Hub melanjutkan pembahasan dari daftar ini, dan skema harga Final Pay yang dipublikasikan adalah contoh nyata dari harga flat-rate jika Anda ingin melihat istilah nomor 9 pada kartu tarif riil.